Két nem annyira sötét, ám valószínűleg kevéssé ismert titok a WORD mélyéről

Avagy tegyünk mindennapi munkánkat egy kicsit hatékonyabbá, érdekesebbé

2015. augusztus 22. - Office Guru

Az első két posztban bonyolultabb Exceles megoldásokról írtam (talán azért is, mert a mindennapokban én ezt az Office-alkalmazást használom a legtöbbet), de nehogy valaki azt higgye, hogy például a WORD-ben nincsenek érdekes és hasznos dolgok - alapvetően amúgy is a WORD az az Office-modul, amelyre a többség könnyedén rávágja egy tudásszint után érdeklődő kérdésre, hogy stabil, erős ismeretekkel rendelkezik, még akkor is, ha a szövegszerkesztőben rejlő lehetőségek jelentős részét egyáltalán nem is használja ki (vagy nem is ismeri, de ezt csak halkan jegyezném meg). Úgyhogy most következzen három olyan lehetőség bemutatása, ami segíthet növelni a mindennapi munka hatékonyságát, érdekesebbé teheti az amúgy már unalmas lépéseket és egyáltalán, növelheti ismereteinket a WORD-ról (ahogy korábban már említettem, az összes Office-alkalmazást angolul használom, tehát ezt mindenki vegye figyelembe).

Az első kevésbé ismert opció, a Hidden Text, ami angolul azt jelentené, hogy Rejtett Szöveg, de ez még nem azt jelenti, hogy egy ilyen beállítással rendelkező szövegrészt ne látnánk - viszont ennek segítségével rejtett nyomtatást tudunk végrehajtani, azaz a Hidden Textként beállított szöveget a program nem fogja kinyomtatni, ami hasznos lehet mondjuk egy kérdőív, egy teszt esetén, ahol a válaszokat, a megoldást nem szeretnénk azonnal publikálni és el akarjuk kerülni a felesleges pluszmunkát is a megoldás/magyarázat utólagos beillesztésével.

hetedik4.jpgAhogy a példán is látható, a kérdésekre feltett megoldásokat nem szeretnénk első körben a célközönség elé tárni, ezért ezeknél a soroknál a következő lépést kell megtennünk:

1. Kijelöljük az érintett szövegrészt --> Egér jobb gombjával kattintunk --> Font opció
2. Itt pedig az Effects alatt az utolsó a Hidden Text, amelyet be kell pipálnunk

nyolcadik.jpg
3. Ha megcsináltuk ezt az összes érintett szövegrészünknél, akkor jöhet a nyomtatás a Print gombra való kattintással
4. De még mielőtt nyomtatnánk is - ahogy a képen is látszik - a bal sarokban lévő Options gombra kattintva elénk tárul rengeteg lehetőség a nyomtatással kapcsolatban
5. Itt alul a Printing Options alatt lévő "Print hidden text" pipával tudjuk szabályozni, hogy rejtett szövegünk megjelenjen a papíron vagy sem - és ennyi lenne az egész

kilencedik.jpgA másik, szerintem szintén kevésbé ismert lehetőség, amelyet akár egy ötletelős, folyamatjavítós, LEAN-elemzés során is felhasználhatunk a "szabad írás" lehetősége Print és Web Layoutban, amelynek segítségével akár folyamatábrákat, döntési diagramokat is könnyebben tudunk készíteni WORD-ben (azaz ha épp nincs kéznél egy Visio, a WORD is segíthet).

tizedik.jpgAhogy a példaképen is látható, bárhova kattintunk duplakattintással a lapunkon, ott el is kezdhetünk írni bármit, anélkül, hogy szóközökkel, tabulátorokkal kellene bajlódnunk. Ez az a pont, ahol igazából kiléphetünk a szigorúan vett szövegszerkesztésből és könnyen felvázolhatunk bármilyen döntési diagramot vagy chartot, ami persze korábban is opció volt, de ez a duplakattintós "szabad írás" végre megszabadíthat minket a tabozás, szóköznyomogatás nehézségeitől.

A bejegyzés trackback címe:

https://officeguru.blog.hu/api/trackback/id/tr747725754

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Szalay Miklós 2015.08.22. 21:31:51

Annyit hozzá, hogy a második egy tabot tesz a kattintott helyre.

Zita Solyom 2015.08.22. 21:41:50

Amatőr office-rajongóként érdeklődve várom a többi posztot.
@Szalay Miklós: nálam csak egytabnyi táv után.

exlex 2015.08.22. 21:48:54

Nicsak, itt nem az Orbánt szidják?! Hogyan került fel ez a zsindexre?

hdnctrl 2015.08.22. 23:10:01

@exlex: nicsak, valaki zsindexnek nevezi az indexet? De nagyon egyedi ötlet...

Norman Nailer 2015.08.22. 23:23:41

Elolvastam ezt, meg a többi bejegyzést is, gratulálok, "instant bookmark" lett az oldal.

On-topic: saját tapasztalatból okulva vállalati környezetben a hidden textet kerüljük, mint a pestist: mivel gyakran kerül ki doksi ügyfélhez, nekik általában nehéz elmagyarázni, hogy mit keres az ott és miért nem látszik nyomtatásban, a kollégák alaposságára - mármint hogy kigyomlálják küldés előtt - építeni meg nem életbiztosítás... Szóval van (talán 2003-as Word óta) egy hasznos (és ennek megfelelően jól eldugott) kis funkció, az Inspect document. Pl. 2010-ben a File > Info > Prepare for sharing alatt van, itt kell a Check for issues > Inspect Document-re kattintani. Ez elég jó hatásfokkal megtalál és kiszed mindent, amit jó eséllyel nem terveztél megosztani külsősökkel (hidden text, track changes, kommentek, stb.).

Norman Nailer 2015.08.22. 23:30:37

Kicsit belegondolva a második ötlet már elég kétélű fegyver, ilyenkor inkább azt tanácsolnám az olvasóknak, hogy vegyék elő a PowerPointot, dobáljanak fel szövegdobozokat és abba írjanak, az sem jár sokkal több kattintással. Viszont az első alkalommal, amikor _át kell szerkeszteni_ az ábrát/diagramot, elég hamar elválik a két megoldás életképessége...
Persze aki mindig elsőre jól csinál meg mindent és sosem kell javítania, az vegye úgy, hogy nem szóltam... ;)

recirkulációs kör 2015.08.23. 02:13:46

Húbazmeg!

Ez legalább akkor újdonság, mint hogy a vizet megfelelő ideig melegítve meleg vizet kapunk.

Ha már Word, egy nem túl rejtett tulajdonsága a helyesírás-ellenőrző, meg az automatikus javítás.
Ha a szerző ismerné ezeket, talán kevésbé lenne szar a cikk helyesírása.
Stílust nem tud adni, azt meg kellett volna tanulni.

Androsz · http://migransozo.blog.hu 2015.08.23. 02:37:41

@recirkulációs kör: Hú, ez tetszett. Hogy te oktatod stílusról a cikkírót.

@Norman Nailer: Ez az Inspect document a 2003-ban nincs.

A rejtett szövegek szabad szemmel is egyszerűen láthatóvá tehetők az eszköztárban (vagy aminek utána azt a széles szart elnevezték, talán szalag?) a paragrafus-vége jeles gombbal ki-bekapcsolható a vezérlőjelek és a rejtett szövegek megjelenítése. Különösen hasznos akkor, amikor Shift-Entereket tettek Enterek helyett a bekezdések végére, és az ember megőrül a szöveg rossz tördelődésétől. A kemény szóközök és feltételes kötőjelek is láthatóvá válnak. Ilyen nézetben mások rejtett szövegeit is lebuktathatjuk. Ugyanis csúnya tréfák ötölhetők ki vele, és jó, ha az ember körül tud nézni.

pervie but hot (törölt) 2015.08.23. 08:02:17

@recirkulációs kör: szia Szilárd! Javult-e a Közbiztonság, mióta új nick-kel nyomod?

gigabursch 2015.08.23. 10:48:41

Office 2013 word alatt Sehol nem lelem az ótómata elválasztást. Sem normál, sem O2003 módban. Tipp? Az F1 sűrű nyomkodása és a kugli sem segített.
Amúgy nekem tetszett a bejegyzés.

trev 2015.08.23. 10:49:25

@recirkulációs kör: Te rá mered bízni magad a helyesírás-ellenőrzésre? És helyesíráson kívül nem találtál mást, amibe beleköthetsz? Akkor mégsem olyan rossz ez a cikk, igaz? :-)

Atzs · https://adatrendezo.hu 2015.08.23. 21:31:28

@gigabursch: Lapelrendezés/Oldalbeállítás/Elválasztás

gigabursch 2015.08.24. 14:06:17

@Atzs:
Köszi, de ott _nincs_ ilyen.
(nem mondom, hogy nem kéne ott legyen, de ezen a gépen ott nincs ilyen, s persze az is lehet, hogy csak valami telepítési gány miatt nincs, de nincs))

Zsír új laptop, W8.1-gyel és O2013-al, minden jogtiszta, számlák, stb.

Tipp, ötlet?

Atzs · https://adatrendezo.hu 2015.08.25. 09:22:47

@gigabursch: Office 2013 vagy Office 365?

Előbbi esetben elvben van egy telepítő, amit megtalálsz a vezérlőpultban a programok eltávolítása és módosítása részben. Ha elindítod, abban szokott lenni olyan, hogy komponensek hozzáadása/eltávolítása. Jellemzően ott nincs kijelölve a nyelvi ellenőrző eszközöknél minden. Emlékeim szerint nem feltétlenül a Wordnél van, hanem van külön egy nyelvi eszközök.

gigabursch 2015.08.27. 12:45:08

@Atzs:
O2013.
OK, köszi.
Megkérem rá a rendszergazdit, hogy nézze meg (mert ő meg távolból dolgozik)