Néhány tanács a sosem elég hatékony levélkezeléshez Outlookban

Mindenkinek megvannak a kis bevált módszerei, de talán innen meríthet még ötletet

2015. szeptember 18. - Office Guru

A Microsoft Outlook pontosan az a modul az Office-csomagban, amelyben olyan túl sok igazán elgondolkodtató rejtély és titok nem rejtőzik, a főbb beállításokon elég gyorsan végig lehet futni, ezért főként csak a hatékony használat az, amiben javulni lehet - hogy kerüljük el, hogy kaotikus helyzet legyen a postafiókunkban vagy átfussunk egy-egy fontos levélen és így tovább.

Ennek megfelelően ebben a posztban most nem egy Outlook-problémáról fogok írni, hanem inkább néhány tanácsot sorolok fel (a képeket Outlook 2007-ből készítettem, de rövidesen majd hasonló tanácsokat rántok elő a 2013-as verzióból is), amelyek mindegyike olyan, ami igazából közismert, mégsem terjedt el annyira a használata, pedig jelentős mértékben hozzájárulhat levelezésünk, levelezőrendszerünk hatékonyságának növeléséhez.

Az első ilyen egy igazán fontos és hasznos lehetőség - az e-mail érkezéséről szóló figyelmeztetés kikapcsolása, hiszen roppantul zavaró, ha elmélyült munkánk közben újabb és újabb levelek zavarják koncentrációnkat. Ahogy a képeken is látszik, Tools - Options - E-mail Options - Advanced E-mail Options útvonalon jutunk el ezekhez a beállításokhoz, ahol egyszerűen ki kell kapcsolnunk a New Mail Desktop Alertet. És ez még akkor is jól jöhet, ha sokszor kell saját gépünkről prezentálnunk közönségnek és el akarjuk kerülni, hogy barátunk "Hú, de lealjasodtunk tegnap este" üzenete mindenki számára látható legyen (ennek elkerülésére mondjuk más módszerek is lehetnek, ismerek olyat, akinél ez konkrétan az Outlook kilövése).

1.bmp

2_tools_options.bmpHa sok e-mailt írunk csatolmányokkal, akkor jó ha tudjuk, hogy nem kell külön levelet kezdenünk és úgy beszúrnunk a fájlunkat, elég ha egyszerűen CTLR+C-vel a vágólapunkra dobjuk a szükséges fájlokat és megpróbáljuk beilleszteni Inboxunk közepén - az Outlook tökéletesen felismerve a helyzetet, új levelet kezd, amelynek csatolmánya a beilleszteni kívánt fájl lesz.

3_drag_and_drop.bmpSzintén roppant egyszerű megoldás, ami segíthet átlátni a káoszt, az a lehetőség, hogy beérkezett e-mailjeink Subjectjét/Tárgyát módosítani tudjuk, ha a megnyitott e-mailben simán felülírjuk a korábbi szöveget. Ez igazán hosszú levélláncok esetén jöhet kapóra, ahol az eredeti tárgy alapján már rég fogalmunk sincs arról, hol is tartunk az adott ügyben, tehát mindig frissíthetjük az aktuális állással is akár a levélláncot.

4.bmpElég sokan használnak különféle Sticky Notes programokat vagy megfogható Post-iteket jegyzetelésre, de jó ha tudjuk, hogy CTLR+SHIFT+N lenyomásával Outlookon belül is készíthetünk ilyen kis papírlapokat, amelyek ráadásul még testre is szabhatóak elég könnyen.

ctrl_shift_n.jpgMai utolsó tanácsom valószínűleg elég kevés ember számára jöhet jól, de akik közösen dolgoznak projekteken, problémákon, ők elképzelhető, hogy hasznosnak tartják a lehetőséget, hogy delegálhatjuk postafiókunkat valaki másnak, aki aztán e-maileket válaszolhat meg a nevünkben, meetingeket szervezhet és így tovább. Simán Options - Delegates menü alól érhetjük el, de ez tényleg csak csapatban dolgozók számára lehet igazán hasznos, hiszen rengeteg olyan pozíció van, ahol ez bőven nem megtehető lépés.

6_delegate.bmpEz most csak néhány ötlet volt a múltamból, szívesen látom mások javaslatait, saját bevált praktikáit, hiszen a hatékonyság növelésének sosem lehet vége, szóval biztos vagyok benne, hogy ahogy én most e-maileket kezelek, az mások számára akár lassúnak, szervezetlennek is tűnhet.

A bejegyzés trackback címe:

https://officeguru.blog.hu/api/trackback/id/tr87799374

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Burgermeister 2015.09.19. 10:32:58

A jegyzet hasznos, használni fogom. :)

panaszmuki · http://meisz.blog.hu 2015.09.19. 12:19:48

Kimaradt a 0., legfontosabb tanács: NE használj Outlookot. Használj helyette bármi mást. Tényleg bármit.

Office Guru 2015.09.19. 20:57:24

@panaszmuki: Ez egy teljesen jogos felvetés, csak sajnos baromi sok olyan hely van, ahol nem igazán tudod ezt megtenni...

penumbra1984 2015.09.20. 15:29:32

Az Outlook pedig igenis jó, főleg Exchange alapon, mert akkor naptár, meeting stb egy helyben-kézben tartható.
Én a szabályok létrehozását tartom fontosnak, mert vállalati környezetben sokszor lebontható kategóriákra, milyen levelek érkeznek, mondjuk az IT-tól jön rendszeresen valami, akkor jobb egérgomb a levélen, szabály létrehozása, ott meg lehet adni, hogy mi alapján szortírozzon Outlook, egészen komplikált szűrési feltételek állíthatók össze. A létrehozott szabályt lehet visszamenőlegesen is futtatni, tehát ha még nem volt ilyen szabályunk, de mondjuk szeretnénk az összes levelet kiválogatni korábbról, akkor úgy kell futtatni. Célszerű külön mappákat megadni, és akkor reggel amikor kinyitjuk az Outlookot, akkor nem 50 levél egyszerre zúdul oda hanem leválogatva mappákba. Ez jó mondjuk hosszabb projekteknél, amelyeknél mondjuk a tárgy mező alapján felismeri Outlook és a projekt mappájába dobja azokat a leveleket amelyek a projekthez tartoznak és így rendet lehet tartani a levelesládában, könnyebben visszakereshetők adott témában íródott üzenetek.

panaszmuki · http://meisz.blog.hu 2015.09.21. 07:39:58

@penumbra1984: Amiket írsz, arra bármilyen normális levelező kliens alkalmas. Exchange-dzsel is...