Nemrégiben szembesültem egy érdekes problémával Excelben a mindennapok során, amelyre lehet, hogy többeknek már régóta ott volt a megoldás a tarsolyában, de okulásként és hát azért, hogy minden nap tanuljunk valami újat, megosztanám azt a megoldást, amire én jutottam - aztán ha valakinek van jobb, más ötlete, jelezze bátran!
Valószínűleg Data Validation listát és a hozzá tartozó legördülő menüt bárki tud készíteni Excelben, ez egy nagyon hasznos és szép funkció, ahogy látható is ezen a képen:
Könnyedén el tudjuk készíteni a Ribbonunk Data fülének Data Tools szekciójában található Data Validation funkció segítségével, aztán a listából kiválasztott/validált értékre építhetünk a későbbiekben függvényeket, más műveleteket is, tehát VBA ismeretek nélkül is tudunk egy kis automatizmust vinni táblázatainkba - ezzel szerintem senkinek semmi gondja.
Na de mi van akkor, ha menet közben bővül a listánk és meg szeretnénk takarítani azt az időt, amelyet a validációnk bővítése jelentene? Persze, lehet erre azt mondani, hogy jelöljük ki validációra a full oszlopot vagy tartományt, ami megoldás lehet (és mennyire straightforward!), de azért adjuk meg magunknak azt a bizalmat, hogy ennél többre is képesek vagyunk.
Ugyanis erre (és sokminden másra) a dinamikus frissítésre tökéletesen használható az Insert menü Tables szekciójában található Table funkció, úgyhogy szépen jelöljük is ki autóink listáját és szúrjunk be rá egy táblázatot:
Ezután a Formulas Ribbonfül Defined Names szekciójában található, roppantul hasznos és használatra igen ajánlott Name Manager funkcióhoz forduljunk és hozzunk létre egy új, általunk választott névre hallgató tartományt, amely az előbb létrehozott táblánkra mutat, valahogy így:
Innentől pedig adja magát mit is kell tennünk, szépen menjünk vissza a Data fülre és a Data Validation alatt módosítsuk úgy listánkat, hogy ne konkrét cellatartományt adjunk meg, hanem az előbb elnevezett tartományunkat:
És ezzel kész is, szépen automatikusan bővülni is fog a lista validációnk, ahogy bővítjük magát a listát - és ezt a logikát, ötletet tucatnyi, hasonló kérdéskörben lehet hasznosítani.
A poszt végére kicsit más, afféle extra, mostanában kaptam a kérdést egy szűrési problémával kapcsolatban, amelyre a választ az Excel korlátai jelentik: azaz 10 ezernél több értéket tartalmazó listánkba szűrőt beszúrva ne lepődjünk meg, ha a filter legördülő listájában néhány értéket már nem látunk viszont, ugyanis a filter maximális legördülő listás korlátozása 10 ezer, afeletti értékszám esetén már nem kapunk teljes képet a drilldownban.