Néhány Outlook-gondolat avagy a kikapcsolhatatlan funkció története

2015. november 29. - Office Guru

A mai Outlookos íráshoz a kezdő lökést az Outlook 2013 egyik roppant idegesítő beépített üzenete adta, hiszen bármennyire is érthetőek a beépítés okai, roppantul frusztráló, hogy Tárgy nélkül képtelenség üzenetet küldeni anélkül, hogy ne kapnánk meg a "Do you want to send this message without a subject?" felugró ablakát. A már az Outlook 2010-ben is benne lévő funkciót az azt a verziót megelőző években folyamatosan követelték felhasználók és publicisták, főként két okból: egyrészt azért, hogy így is küzdeni lehessen a spamek mindent elárasztó özöne ellen, másrészt főleg azért, mert sok felhasználó szívesen szűr a tárgyra (üres tárgymezőnél például gyakori a törlő szabály) és roppantul frusztrálták őket az üres tárggyal érkező üzenetek.

unnamed.pngPersze, érthető, hogy ha egy küldő 10-20 levelet küld nekünk naponta, akkor az ő üzenetei között pár hónap távlatából is megtalálni egy bizonyos ügy szövegét, szinte lehetetlen erőfeszítésnek tűnhet, de ez még mindig nem magyarázza, hogy miért nem lehet ezt a funkciót kikapcsolni - az ilyen típusú és formájú üzenetek felett egyébként is eljárt már az idő. Szóval egyszerű megoldás nincs, VBA-val megoldható az ügy, de talán akkora fáradtságot nem ér meg. Mindenesetre ha valakit érdekel a megoldás, akkor jelezze és ejtek róla szót, de ismétlem, ezzel még együtt lehet élni.

De ha már Outlookról írtam, néhány apró screenshotot és gondolatot bedobnék itt olyan lehetőségekről, amelyeket célszerű és érdekes használnunk.

Elsőként kezdjük egy túlságosan nem fontos, ám részemről régóta hiányolt lehetőséggel, azaz a modul kicsit személyesebbre szabásával, amelyet az Outlook Options alatt tehetünk meg, a General fülnél lévő Office Background és Theme menük állításával változtathatjuk az Outlook színét és különféle mintákat is elhelyezhetünk rajta:

00005.bmpSokáig fel sem tűnik a felhasználónak, de mostantól a leveleink főablakánál fent van egy apró kis gomb, amellyel a korábbi Filter opció helyett már kapásból tudunk az olvasatlan leveleinkre szűrni:

00001.bmpÉn mondjuk mindent elkövettem mindig, hogy az Inbox minimális mennyiségű, tényleg csak a fontos kérdéseket, nyitott ügyeket tartalmazó levelekből álljon, de azok számára, akik rendszereznek a bejövő postafiókon belül, ez jó lehetőség.

Többször, több felhasználónál láttam már tényleges használat közben azt a csúszkát a jobb sarokban, amelynek segítségével a leveleink betűméretét lehet pillanatok alatt felnagyítani:

00004.bmpNincs új a nap alatt, de azért gondoltam megemlítem, hiszen így roppant könnyedén láthatjuk betűinket bármilyen képernyőn és ez mondjuk egy sötét szobában vagy egy apró kivetítőnél hasznos lehet.

De ezek csak apróságok, mindenkinek ajánlott felderíteni a modulban rejlő lehetőségeket, hiszen bár a 2010-hez képest a 2013-as Outlook nagyon nem lépett előre, mégis vannak olyan újításai, amelyek nem voltak ismerősek korábban - a 2007-hez képest pedig óriási az ugrás. Gondoljunk például arra, hogy mennyivel egyszerűbb megosztani a Naptárunkat valaki mással, mennyire létfontosságú információként került be az időjárásról beszámoló dobozka vagy mondjuk mennyivel könnyebb lett egyetlen képen megnézni összes kontaktunk összes adatát. Az meg, hogy a 2007-hez képest a 2013-ban már Ribbonunk van, talán említést sem érdemel, annyira fontos változás. Hajrá, felfedezők!

A bejegyzés trackback címe:

https://officeguru.blog.hu/api/trackback/id/tr778126072

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Norman Nailer 2015.11.30. 22:14:48

Pár éven keresztül kénytelen voltam Thunderbirdöt használni Outlook helyett. Nem lettünk nagy barátok, de volt egy funkciója, ami az Outlookból azóta is hiányzik: ha a levél tartalmazott bizonyos szavakat (pl. "mellékelt"), elküldés előtt figyelmeztet, ha hiányzik az attachment. (A kulcsszavak listája szerkeszthető, így akár több nyelven is tud erre figyelni.)

Cormorant 2015.12.01. 09:25:24

Ez most komoly? Miután megjelent az Office 2016, a 2013-as verzió újításairól ír a posztoló 2015.11.29-n?
Stay tuned!

qrzor 2015.12.01. 15:49:52

@Cormorant: Szólt a Zindex, hogy itt az ideje virítani valamit. Ennyi lett. Az Exceles írások példamutatóak viszont.

qrzor 2015.12.01. 15:53:22

@Cormorant: Az is elképzelhető, hogy átvette a blog írását valami nagytudású újszülött "guru".

Office Guru 2015.12.01. 17:19:57

@Cormorant: Igen, tisztában vagyok vele, hogy pár hónapja már van Office 2016. Viszont sajnos szerintem Magyarországon a felhasználók kimagaslóan jelentős része nem olyan szerencsés, hogy legális verzióját használhatja máris - a cégekről ne is beszéljünk, hiszen egy értelmes méretű cégnél az átállás nem hinném, hogy napok alatt megtörténik. Köszönöm a hozzászólást, az ilyesmi mindig erőt ad!:)

Cormorant 2015.12.01. 19:33:22

Barátom!
Mindenki úgy érvényesül, ahogy akar és tud, a tiedbe sem kívánok beleszólni. Szoktam olvasni a hozzászólásaid, hasznos funkciókról írsz, tényleg segítesz a közönségnek!
DE!
Te azonban most fikáztad az Office 2013-as verzióját és azt, hogy ez egy elavult, 3 éves verzió, csak a végén említetted meg. Hozzátéve, hogy a 2013-as verzió igazán nem is lépett előre a 2010-es verzióhoz képest. Aztán megemlítetted, hogy a 2013-asnak "vannak olyan újításai".
... és mindeközben egyetlen szót sem szólsz a legújabb verzióról. Arról, hogy az mennyivel teszi könnyebbé a csoport munkát, stb, stb.
Az, hogy az Excel funkciókról írsz, dícséretes, sokaknak segítesz velük, sőt én is kipróbáltam már általad javasolt dolgokat.
Az viszont nagyon nem tetszik, hogy egy 3 éves termékről úgy írsz, mintha az lenne a legújabb, miközben meg sem említed, hogy van egy aktuális verzió.
Nagyon nem értek egyet veled! Ha te Excel guru vagy, akkor igen is nem a 3 évvel korábbi verziót kell górcső alá venned, hanem a legújabbat. egy termék funkcióinak bemutatása nem pénz kérdése. Egyáltalán nem győztél meg arról, hogy a 2013-as terméket mindenki megvette, csak a 2016-osra nem volt pénze, ezért te most a 2013-asról kell, hogy írj. Egyáltalán, hogy jön ide a pénz?
Mellesleg az általad említett "üres tárgymező" funkció ugyanúgy működik abban is.
Végére hagytam, miért kötöttem bele az írásodba. Azért, mert te belekötöttél egy olyan funkcióba, amit nem is lenne szabad kikapcsolni, nem hogy frusztrálódni miatta.
Neked, mint Excel gurunak a email írás szabályait is figyelembe kellene venned, márpedig a tárgysor üresen hagyása a protokoll szerint súlyos hiba. Nekem például többször segített és nagyon hálás voltam, hogy figyelmeztetett az Outlook, amikor siettemben elfelejtettem a tárgysort kitölteni.
Az email írás etikájával sok szájt foglalkozik, én most a következőt találtam gyors kereséssel, ajánlom figyelmedbe: emilypost.com/advice/email-etiquette-dos-donts/

És hogy az általad kiemelt "főablakánál fent van egy apró kis gomb" funkcióról is írjak.
Ez a 2016-ban nincs ott by default. De oszlopként be lehet illeszteni, az angol verzióban "Read" az oszlop neve. Csakhogy nem lehet rá szűrni, ha rákattintasz, a következő üzenet jelenik meg: "You cannot sort by this field". Nem fogom telepíteni a 2013-as verziót, hogy megnézzem, ott hogy műkszik, nézz utána te, ha már bloggolsz róla. Látod, ezért érdemes a legújabb terméket (is) propagálni.
Ja és ha már az olvasatlan leveleket akarod látni, miért nem írsz arról a funkcióról, amit direkt erre találtak ki és akár több postafiók használata esetén is fantasztikusan működik: "Search folders" (magyar verzióban nem tudom, hogy nevezik), majd megjelölni kedvencként. Igy az összes postafiókod felett, kiemelt helyen láthatod az összes nem olvasott leveled (és junk mailt és amit akarsz)

További jó bloggolást kívánok!