Három egyszerű, ám hasznos trükk a mindennapokra

2018. november 10. - Office Guru

Jó hosszú idő eltelt már azóta, hogy legutoljára friss anyagot tettem fel a blogra, de sajnos időnként előfordul(hat) mindenki életében, hogy nem igazán annyi idő jut a hobbikra, mint korábban - ez történt az én esetemben is, de most ismét megpróbálok felzárkózni és segíteni. Elnézést azoktól, akik közben levelet írtak, választ reméltek és nem kaptak, most azonban ismét nekifutok és előbb-utóbb feldolgozom a leveleket is.

Így tehát a következő időszak posztjaiban az elmúlt hónapok mindennapjai során felmerült problémák, kérdések megoldásaiból szemezgetek, kezdve a mai posztban néhány egyszerű trükkel, amelyek triviális mivoltuk ellenére igen jó szolgálatot tettek nekem.

Kezdjük az elsővel, amelynek kiindulópontja a következő képen látható helyzet:

cap1.JPGLe merném fogadni, hogy az Excellel dolgozók 99%-a rendszeresen találkozik azzal a hibával, amelyben Text formátumú cellákba kerülnek számok és emiatt például az erre a cellára hivatkozó képleteink nem igazán működnek megfelelően. Ha csak néhány esetről van szó, akkor simán átállítani a formátumot vagy a kis pöcök segítségével számmá konvertálni az értékeket megoldás lehet - viszont ez sok tízezer sornál hosszú-hosszú perceket jelent.

Ennek elkerülése érdekében tanuljuk meg egy életre a következő lehetőséget. Jelöljük ki azt az oszlopot, amelyben a hibás értékek szerepelnek, majd a Data ribbonfül alól válasszuk a Text to Columns funkciót:

cap2a.JPGAz első felugró ablakban Delimited opciót válasszuk, a másodikban a delimiterek elől vegyük ki a pipákat, tehát semmilyen elválasztót ne adjunk meg, a harmadik képernyőn pedig válasszunk General opciót az adatformátumra:

cap3.JPGHa a Finishre kattintunk, már látjuk is az eredményt:

cap4.JPGA következő apró tanács a Pivot-táblákra vonatkozik (amelyek egyébként képesek néha az őrületbe kergetni a felhasználót, annyi korlátozás van bennük), ugyanis könnyen bele lehet futni abba a problémába, hogy egyszerűen nem lehet szűrőt bekapcsolni a táblára (vagy akár sortolni sem lehet), ahogy ez a következő képen látható is:

cap5.JPGKicsit elrejtve, de azért jól látható, hogy a Filter funkció szürke, tehát nem használható, hiába akarnánk bekapcsolni a Pivot-táblán állva. A megoldás a billentyűkombináció használata, azaz ALT+A+T lenyomása után már el is érjük a kívánt hatást:

cap6.JPG

cap7.JPGA poszt végére pedig (afféle harmadik tanácsként) jöjjön egy fontos emlékeztető a Conditional Formattingról, méghozzá feltételes formázásunk kiterjesztésére vonatkozóan. Adott a következő kis tábla:

cap8.JPGHárom különböző variációban kellene színeznünk a táblában, elsőként azokat a sorokat kellene sárgára színeznünk, amelyekben a C oszlopban szereplő érték IGEN, másodikként a B oszlop értékeit kell a C oszlop IGEN-jei esetén sárgára színezni, végül pedig a teljes sort ki kell színeznünk, ahol a C oszlop IGEN-t tartalmaz.

Az biztos, hogy a Home ribbonfül Styles szekciójában található Conditional Formatting ikonra fogunk kattintani, ahonnan formulával fogjuk meghatározni, mely értékeket akarunk formázni az első, a második és a harmadik esetben.

cap9.JPGHa csak a C oszlop IGEN értékeit akarjuk színezni:

cap10.JPGVegyük észre, hogy ez a megoldás nem működik jól egy olyan táblában, ahol más oszlop is tartalmazhat IGEN értékeket, azokban az esetekben az Applies To mezőben módosítsuk, pontosan mely oszlopokat akarjuk figyelni.

Ha a B oszlop értékeit akarjuk sárgára színezni ott, ahol a C oszlop értéke IGEN:

cap11.JPGÉrtelemszerűen itt is módosítsuk az Applies To mezőt, ha más oszlop is tartalmazhat IGEN értékeket.

És végül ha a teljes sort színezni akarjuk IGEN érték esetén:

cap12.JPG

Egyébként a tapasztalataim szerint a Formula és az Applies To mezők megfelelő használatával bármilyen kombinációban tudunk vizsgálatot végrehajtani és azok alapján formázni, de nyugodtan osszátok meg tapasztalataitokat Ti is kommentben. 

A bejegyzés trackback címe:

https://officeguru.blog.hu/api/trackback/id/tr3914364581

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

noodlay 2018.11.12. 12:28:15

+1 megoldási javaslat a pivotos szűréshez: a képen látható pivotnál, az F3 cellára lépve be lehet kapcsolni az autofiltert. (gondolom lehet olyan logika, h a pivotban tiltott, de ha a pivotot kívülről nézed, akkor már csak táblázatot lát a program és ott már szabad. :) )