Miközben posztokat írok különféle lehetőségekről, problémák megoldásáról a különféle Office-modulokban, igyekszem elég széles körből meríteni, de az biztos, hogy az élet kínálja a legjobb témát, hiszen évekig meg sem fordult a fejemben, hogy egyszer egy Excel-cellába több linket szeretnék betenni - adott is a kérdés, meg lehet-e ezt csinálni?

Azaz egyetlen cellában akár több weboldalra/fájlra/másik munkalapra mutató linket elhelyezni? Alapvetően a normál Excel Hyperlink funkcióval ez nem lehetséges, de azért kerülőutakon mégis megvalósítható, ráadásul a határ a csillagos ég, azaz bármennyi linket begyűrhetünk egyetlen Excel-cellába. De hogyan?

Erre a problémára egyébként én is többféle "workaroundot" ismerek, de szerintem még van jópár (osszátok meg velem, ha tudtok ilyet), ezek közül most egyet fogok megmutatni. Adott tehát a következő cella:

Azt szeretnénk elérni, hogy mindegyik link kattintható legyen, hiszen a Ribbonunk Insert füle alatt található Hyperlink utasítással az egész cella egyetlen hivatkozás lehet csak, nekünk pedig három linkre van szükségünk.

Első lépésben szintén az Insert fül alatt található Illustrations szekcióból a Shapes ikon segítségével szúrjunk be három téglalap formát, majd ezeket húzzuk szépen a három linkünk fölé:

A linkjeink (szövegeink) tehát még ott vannak, csak most nem látszanak a formák miatt. Most következő lépésként kattintsunk az első formára jobb gombbal, majd az ott található Hyperlink parancs segítségével szúrjuk be a letakart linket a formánkra:

Ezt szépen ismételjük meg a másik két formára is, így a jelenlegi állás szerint van három szövegünk, letakarva három formával, amelyek már kattintható linkként funkcionálnak:

Nincs már messze a megoldás vége, hiszen most szépen ismét kattintsunk jobb gombbal az első formára, majd Format Shape paranccsal hívjuk elő a formára vonatkozó beállítási lehetőségeket.

Itt kapcsoljuk szépen ki a kitöltést és a körvonalat is, úgyhogy kapásból úgy tűnik, mintha nem is lenne formánk a szövegünkön - ezt ismételjük meg a másik két formán is, és a végeredmény valami ilyesmi lesz:

Utolsó lépésként pedig színezzük a szöveget a forma alatt kékre (ezt meg tudjuk tenni a formula barban) illetve húzzuk is alá, így tényleg linkes lesz a hatás:

Innentől kezdve pedig már rajtunk kívül nagyjából senki sem fogja megmondani, hogy ez nem egy valódi link, hanem csak egy formával letakart szöveg.

Bár ma még nem tértem volna vissza az egyértelműen legtöbb kérdést és egyben lehetőséget generáló Office-modulhoz, az Excelhez, de egy rövid olvasói kérdés miatt változott a terv, hiszen mi értelme különféle alakzatokat rajzolgatni, amikor a mindennapokban valószínűleg más problémák nehezítik meg az életünket elég sűrűn.

Úgyhogy most jöjjön egy olvasói kérdés és egy válasz, bár én kicsit átdolgoztam, nehezebbé tettem a feladványt. Szóval ha van egy kis táblázatunk, mint a lenti képen látható, akkor hogy érjük azt el, hogy bizonyos szavak találata esetén az adott sor melletti cellába kiírjon egy bizonyos értéket?

A mi esetünkben mondjuk "eladva" kulcsszó esetén egy egyest, "kibérelve" kulcsszó esetén egy kettest, "törött" kulcsszó esetén egy hármast, minden más esetben pedig egy négyest szeretnék látni.

Nem kell megijedni, csak elsőnek tűnik nehéznek, alapvetően nem beszélünk egy komplex problémáról, mindössze három függvényt kell hozzá ismernünk: az IF, az ISNUMBER és a SEARCH formulákat.

Az IF-et nem kell bemutatni, de már a másik kettőről is volt szó itt - mindenesetre ismétlés a tudás anyja, szóval az ISNUMBER a paramétereként megadott celláról, értékről megmondja nekünk, hogy számértékről van-e szó vagy sem, és ennek tükrében ad TRUE vagy FALSE értéket. A SEARCH pedig nagyon jó barát, az első paramétereként megadott szöveget fogja megkeresni a második paramétereként megadott szövegben, majd visszaadja annak a karakternek a számát, ahol a keresett szövegünk elkezdődik először.

Azaz a mostani példánknál maradva a

=SEARCH("eladva",A2)

függvény megmondja, hogy szövegünkben hányadik karaktertől kezdődik az "eladva" szó, már persze ha kezdődik, hiszen ha nem talál semmit, hibaüzenetet ad.

Miért van szükségünk az ISNUMBER függvényre? Ahhoz, hogy később tudjuk az IF-et használni, a SEARCH által visszaadott szám helyett arra van szükségünk, hogy tudjuk, a SEARCH számot adott-e vissza vagy hibaüzenetet, ergó az

=ISNUMBER(SEARCH("eladva",A2)

függvény abban az esetben, ha A2-ben van "eladva" szó, ad egy TRUE-t, ha nincs, ad egy FALSE-t.

Innen pedig már nem kell nagy Excel-mágusnak lenni, hogy lássuk mit kell tennünk - szimplán fogunk egy IF-et és megnézzük, hogy az eddigi függvényünknek mi az eredménye, ha TRUE akkor kiírjuk a fent megfogalmazott és elvárt egyest, ha nem, akkor mondjuk egy nullát:

=IF(ISNUMBER(SEARCH("eladva",A2)),"1",0)

Látható, hogy ez szépen működik, tehát feladatunk első részét teljesítettük. Hogy érjük el, hogy legyen kettes, hármas és négyes szám is? Most jönnek az egyébként később sokszor nehezen értelmezhető beágyazások, hiszen a mi esetünkben arra kell kérnünk az Excelt, hogy ha nem talál "eladva" szót az A2-ben, akkor ne nullát írjon, hanem vizsgálódjon tovább:

=IF(ISNUMBER(SEARCH("eladva",A2)),"1",IF(ISNUMBER(SEARCH("kibérelve",A2)),"2"))

Azaz ha nincs "eladva" szócska, akkor teljesen ugyanezzel a függvénnyel megnézi, hogy van-e "kibérelve" szócska. Innentől kezdve pedig már csak türelmünktől és az elvárt vizsgálatok számától függ beágyazásunk nagysága, jelen esetben a feladatot a következő függvénycsomag oldja meg:

=IF(ISNUMBER(SEARCH("eladva",A2)),"1",IF(ISNUMBER(SEARCH("kibérelve",A2)),"2",IF(ISNUMBER(SEARCH("törött",A2)),"3","4")))

A mai napon konkrét problémák megoldása helyett ismét egy kis prezentációs kreativitás-ötletelés kerül előtérbe, hiszen folytatva nemrég megkezdett sorozatunkat, ezúttal megint egy kellemes vizuális látványt nyújtó Powerpoint alakzat/forma elkészítésén fogok végigmenni.

A téma nem más, mint néhány háromdimenziós, egymásba illeszkedő kirakó megalkotása, amelyet nem másképp kezdünk, mint azzal, hogy a Ribbonunk Home füle alatt található Drawing szekcióból beszúrunk egy kockaformájú alakzatot a diánkra:

Ez lesz majd kirakónk teste, ahhoz, hogy teljes egészében hasonlítson majd a gyermekkorunkból megismert játékra, szükségünk lesz még egy apró kör és egy apró kis téglalap létrehozására is, szintén a Drawing parancscsoportból:

Aztán ezt a kis téglalapot szépen illesszük a kis körünk aljához, majd mindkét elemet kijelölve jobb gombbal kattintva egyesítsük őket a Group funkcióval - ez lesz majd a kirakónk egyik kiálló darabkája:

Ha megvan, csináljunk belőle mindjárt négyet, CTRL+C és CTRL+V kombinációk segítségével:

A szintén a Drawing szekcióban található Arrange funkció Rotate parancsát felhasználva a négy kis "pöcökből" kettőt fordítsunk el 90 fokkal:

Ezután szépen fogjuk és illesszük rá őket pontosan a kockánkra, valahogy így:

Én most itt fekete és fehér színekre váltok, hiszen azokon igazán jól látható, hogy mit is csinálunk - szóval a két kiálló "pöckünk" legyen ugyanolyan színű, mint maga a kockánk teste (nálam ez fekete), a két bemélyedés pedig legyen fehér. Úgy tudjuk átszínezni az elemeket, hogy kijelölve őket, a jobboldalt megjelenő Format Shapes menükből a Fill csoportot választjuk és Solid Fill utasítással megváltoztatjuk a színt a szükségesre:

Célszerű a Format Shapes alatt lévő Line csoportból a No Line parancsot is aktivizálnunk a formáinkra, nehogy a körvonalak elárulják később, hogy itt nem is egy testről van szó.

Ha ezzel megvolnánk, akkor jelöljük ki a négy pöckünket illetve magát a kockát, majd jobb gombbal történő kattintás után a Group parancs segítségével egyesítsük őket:

Ezzel elkészült az első kirakónk, még két dimenzióban, de hogy az egymásba illeszkedés is meglegyen, CTRL+C és CTRL+V segítségével csináljunk belőle mindjárt hármat:

Az ábrázolás miatt a Drawing szekcióban található Arrange funkció Rotate parancsát felhasználva legalább egyet a kirakók közül fordítsunk el 90 fokkal:

Ezután szépen illesszük őket össze. Egyből látszik is, hogy mi a két probléma, amivel küzdeni fogunk - egyrészt a középsőt át kell kicsit méreteznünk, hogy ne lógjon ki a sorból, illetve egyik-másik pöckünket szintén át kell méretezni, hogy az illeszkedés jobb legyen:

Még mielőtt ezt megtenném (főleg azért mert a fekete színek együtt elég szépen összemosódnak), a Drawing szekció Shape Fill parancsával szépen színezzük át őket:

Majd ha már erre járunk, a három kirakót kijelölve, jobb gombbal való kattintás után a Group paranccsal hozzunk létre egyetlen formát:

Most nekiláthatunk egy kicsit javítani az egymáshoz passzoláson, formázzuk meg a pöcköket, javítsunk az illesztéseken, ami után nagyjából itt tartunk majd:

Következő lépésként a formát kijelölve megjelenő Format Shapes menüsorból a 3-D Rotation csoportból válasszunk ki egy perspektívás megdöntött nézetet:

Majd szintén a Format Shapes alatt a 3-D Format csoportból a Depth funkcióval vastagítsuk meg kirakós formánkat (legalább egy 30 pontos mélységet válasszunk):

És kész is vagyunk!

Egy teljesen egyszerű, semmi különlegességet nem hordozó diagram is feldobható Excelben egy-két ötletes megoldással, amelyek nem igényelnek sem VBA-ismereteket, sem túlzott időráfordítást - ezek közül fogok most megmutatni egyet, amit hívhatunk dinamikus diagramnak is, bár valójában csak az IF függvény sokoldalúságát használjuk majd ki.

Adott tehát a következő kis táblánk, amely városonként mutat bevétel, kiadás és prémium értékeket egy cég bolthálózatán belül:

Adott a feladat, hogy ebből csinálnunk kell egy diagramot. Mielőtt azonban nekiugranánk, jöjjön egy jó kis javaslat, amellyel dinamizálhatjuk az adattartalmunkat, ami azt jelenti, hogy beépítünk három kis checkboxot, amelyek ki-be kapcsolgatásával változik a diagramunkon kimutatott adatok listája.

Szúrjunk is be a táblánk alá három checkboxot a Ribbonunk Developer füle alatt található Controls szekció Insert parancsával:

Ha megtettük, formázzuk meg szépen ezt a táblarészt is, hiszen a felhasználó majd ezzel fog találkozni. Valahol itt tartunk most:

Következő lépésként most azt kell tennünk, hogy mindhárom checkboxot egy cellához linkeljük, olyan cellákhoz, amelyet később el is rejthetünk, hiszen ezekre csak azért van szükség, hogy eltároljuk a TRUE vagy FALSE értéket attól függően, hogy a checkbox be van-e pipálva vagy sem. Tehát kattintsunk jobb gombbal az első checkboxra, majd a Properties menü alól hívjuk elő a box tulajdonságainak listáját:

Értelemszerűen én már létrehoztam előre három kis cellát a táblámtól jobbra és oda fogom szépen linkelni a checkbox TRUE vagy FALSE értékét - így a LinkedCell tulajdonságom a Bevétel esetén a $K$4 cella lesz, Kiadásnál értelemszerűen a $L$4 és Prémiumnál az $M$4.

Ezután következik nagyjából a legfontosabb lépésünk a történetben, amihez az szükséges, hogy a táblánk mellé, mondjuk a checkboxos segédcellák alá másoljuk be egy az egyben a táblánkat megint, de ezúttal az értékek ne konstans számok legyenek, hanem egy IF függvény határozza meg őket.

Ez pedig nem más, mint:

=IF($K$4,F5, NA())

Azaz ha a checkboxunk be van pipálva, akkor a $K$4 cella TRUE értéket vesz fel, tehát az F5-ös cella értékét írja be, ami maga a Bevétel oszlopunk első értéke az eredeti táblában. Ha az érték nem TRUE hanem FALSE, akkor az NA() függvény lép képbe, ami paraméterek nélkül szimplán egy #N/A-t ír ki minden esetben. Ezzel szépen meg is tudjuk csinálni az első oszlopot:

Értelemszerűen ugyanezt kell megcsinálni a Kiadás és a Prémium oszlopok esetében is az új táblánkban, csak ott a Kiadás és Prémium segédcellákat kell megvizsgálnunk az IF függvényben:

Ha végeztünk ezzel, kapcsoljuk ki az Insert módot a Controls szekcióban a Developer tab alatt és hátradőlve nézzük csak meg, mit is intéztünk eddig:

Látható, hogy a checkboxunk pipáitól függően új segédtáblánkban #N/A értékeket vagy magukat az eredeti számokat fogjuk látni.

Mi van még hátra? Kb. semmi, most már csak a diagramot kell felépítenünk erre az új segédtáblára (amit persze el is rejtünk, hiszen senkinek nem kell ezt a kis trükköt tudnia). Szóval jelöljük ki segédtáblánkat, majd a Ribbonunk Insert füle alatt lévő Charts szekcióból szúrjunk be mondjuk egy Stacked Columns oszlopdiagramot:

Kicsit szabjuk formára, csinosítgassuk:

És innentől kezdve már látszik is az eredményünk, ahogy ki be kapcsolgatjuk a checkboxokat, úgy változik a diagram is maga:

Alig pár perces tevékenység volt, mégis mennyivel igényesebb az eredmény!

A következő posztban tovább folytatom a méltatlanul elhanyagolt Office-modulokkal való foglalatoskodást, ezúttal a Powerpointtal megyek tovább, amelyben szintén nem igazán a problémák okoznak fejtörést a mindennapok során, hanem az a vágy, hogy minél jobban feldobjuk prezentációnkat, hiszen az már nem kérdés, hogy a vizualitásé a jövő, minél kevesebb szöveggel, minél látványosabban kell eladnunk magunkat.

Ennek érdekében most két hasznos kis lehetőséget fogok felvázolni, az egyik az üveggolyó effektus egyszerű megvalósítása, a másik pedig a Powerpoint 2013-as verziója által bevezetett Merge Shapes.

Az üveggolyóhoz szimplán fogjunk egy üres diát, majd a Ribbonunk Insert füle alatt található Illustrations szekcióból a Shapes funkcióval szúrjunk be egy körformát:

Ha ez megvan, akkor következő lépésként szintén ugyanezzel a funkcióval szúrjunk be még egy körformát, ezúttal már jóval oválisabbat és helyezzük rá az előbbi körünkre, valahogy így:

Ha rátettük, a Format Shapes menü alatt (a formán történő jobb gombbal való kattintás után találjuk meg a legördülő menüben) a körvonalát tüntessük el a No Line opció bekapcsolásával - szintén látható a fenti képen.

Ezután jön az egész üveggolyó-művelet legfontosabb része, ennek az ovális szekciónak az áttűnési beállítása. Szintén jobb gombbal való kattintás után hívjuk elő a Format Shapes menüt, majd elsőként a Fill alatt állítsuk be a fokozatos kitöltést, Gradient Fillt:

Illetve szintén itt, a Gradient stops csúszkán mindhárom állomásnál (vagy négynél) a kitöltési színt első körben állítsuk fehérre. Ezután következő lépésként megint ugyanitt, a Format Shapes Fill menüje alatt mindhárom (vagy több) Gradient stopnál állítsuk a szöget 270 fokra, majd a Transparencyt az első megállónál állítsuk 100%-osra, a másodiknál 60%-osra, a harmadiknál pedig maradjon 0 százalék.

Itt tartunk jelenleg:

Ezzel már nagyjából meg is vagyunk, a következő lépésben egyesítsük a két körünket, úgy hogy kijelöljük őket, majd jobb gombbal kattintunk és Group funkciót használjuk:

Meg is vagyunk! Lássuk hát mai másik témánkat, amelynek bemutatása jóval egyszerűbb lesz. A Merge Shapes funkció igencsak jó barátunk lehet, ha sokszor sokféle formát használunk egy dián, hiszen ilyen esetben a felrajzolás után bármilyen módosítást, elmozgatást elég körülményes végrehajtani az egész formán. Rajzoljunk tehát különféle formák felhasználásával valamit egy diára, én most egy házat készítettem mellékhelyiséggel a Ribbonunk Insert füle alatt található Illustrations szekcióban lévő Shapes funkcióval:

Most jelöljük ki az egészet az egerünkkel:

Ezután a Ribbonon megjelenő Drawing Tools Format füle alatt található Insert Shapes szekcióból válasszuk ki a Merge Shapes legördülő menüjét és itt találjuk jóbarátunkat, a Combined típusú összevonást:

Ennek használata után már egyetlen formaként, elemként dolgozhatunk a formánkkal:

Az előző néhány posztban kizárólag az Excellel foglalkoztam, méltatlanul elhanyagolva továbbra is az Office-csomag egyéb részeit is, köztük például mindjárt a második legnépszerűbbet és leggyakrabban használtat a WORD-ot, amelynek kapcsán a tévhitekkel ellentétben szintén sosem lehet kifogyni az ötletekből. Itt persze jóval kevesebb olyan jellegű probléma lehet, mint a táblázatkezelőnkben, de rengeteg apró, eldugott kis lehetőség van a modulban, amelyek használatával egyszerűsíthető munkánk. Ezekből mutatok most meg ismét néhányat.

Az első ilyen kis ötlet, ami segíthet nekünk nagy dokumentumok nyomtatása kapcsán, a nyomtatás irányának megfordítása, azaz egy egyszerű pipa berakásával hátulról előre haladhatunk a nyomtatással, megspórolva ezzel a sorba rendezéssel járó feszültséget.

Ezt a kis opciót értelemszerűen a Ribbonunk File füle alatt található Options menüből, annak is Advanced almenüjéből érhetjük el, egyszerűen csak görgessünk a Print beállításokhoz, majd a Print pages in reverse order sorhoz tegyük be a pipát.

Időigényes, ám elég sok idegességtől megóvhat minket az az opció, amelyet a WORD kínál számunkra beépített szótára módosítására, hiszen roppant zavaró, ha azért húz alá egy szót a szövegünkben, mert szimplán nem ismeri fel. Ha csak egy-két esetről van szó, akkor megtehetjük a beépített módosítási lehetőséget használva:

Szintén a Ribbonunk File füle alatt található Options menübe, annak is Proofing almenüjébe kell lépnünk, ahol a Custom Dictionaries gombra kattinva a default Custom.dic szótárunkhoz adhatunk hozzá szavakat egyesével (vagy akár ki is vehetünk belőle). Ha ezt fel akarjuk gyorsítani, akkor szimplán keressük meg a File pathben leírt útvonalon a Custom.dic fájlt, egy Notepaddal vagy bármilyen más Text editorral nyissuk meg és itt már tömegesen adhatunk hozzá és vehetünk ki belőle.

A következő iszonyú egyszerű és hasznos kis opciót egyszerűen én sem tudtam még beépíteni a mindennapi használatba, pedig a WORD F4 billentyűre végrehajtott utasítása maga a csoda: egyszerűen a legutolsó formázást ezzel a gombbal újra megcsinálja nekünk. Tehát ha pirosra akarunk színezni szavakat, akkor elég az elsőt a Home fül Font szekciójából megformázni, a következő szavaknál szimplán használhatunk F4-et (mint az Excel dupla kattintása a Format Painteren).

A szövegdobozt sem kell a régi megszokott formában használnunk, ahogy egy beszúrt Commentnél, úgy a szövegdoboznál is bármilyen más formátumot választhatunk. Elsőként szúrjunk be egy szövegdobozt a Ribbonunk Insert füle alatt található Text szekció Text Box parancsával:

Ezután irány az újonnan megjelenő Drawing Tools Format füle, az alatt is az Insert Shapes szekció, ahol az Edit Shape gombra kattintva bármilyen formát adhatunk a szövegdobozunknak:

Mostani posztom egyik utolsó tanácsaként egy igencsak fontos kis beállítást választottam, mert én már jópárszor megjártam ennek hiánya miatt régebben. Ez nem más, mint az automatikus mentés beállítása, hiszen elég könnyen bele tud feledkezni az ember a munkába/feladatába és így bármilyen probléma az operációs rendszerünkkel vagy szimpla feledékenység, máris oda a munkánk. Igen, tudom, hogy egész jó az auto-recover funkció, de mégis, nekem biztonságot kölcsönöz ez a tudat.

A Ribbonunk File füle alatt található Options menübe, annak is Save almenüjébe kell mennünk, itt tudjuk beállítani, hogy hány percenként legyen automatikus mentés és azt is, hogy akarjuk-e megtartani az utoljára automatikusan elmentett verziót, ha véletlenül mentés nélkül lépnénk ki:

Legvégül pedig csak egy tanács, ha mondjuk egy weboldalról, pdf dokumentumból illesztünk be a WORD-be, mindig használjuk a jobb gombot beillesztés előtt, hiszen itt a Paste Optionsben nagyon hasznos kis ikonokat láthatunk, például ha formázás nélküli szöveget akarunk csak beilleszteni, akkor válasszuk a Keep Text Only lehetőséget, a különbség elég egyértelmű:

Mutattam már be itt a blogon olyan Excel-függvényes megoldást, amely levezetve elég könnyen értelmezhető, ám ha egy teljes ismeretlen táblázatban futunk bele egy többszörösen egymásba ágyazott, meghivatkozott cellák sokaságát tartalmazó formulába, akkor azért a legprofibbak is elgondolkodnak egy kis ideig, míg átlátják más logikáját. És előfordulhat, hogy mi magunk is így járunk egy korábbi munkánkkal, úgyhogy a következő kis posztban jöjjön egy olyan ötlet, amely segíthet az ilyen értelmezésekre fordított idő minimalizálásában.

Adott tehát a következő aprócska táblázat, amelyben látható, hogy Eredmény sorunkhoz az összeget egy képlettel határoztam meg, ami most persze könnyen átlátható, de vonatkoztassunk el a jelenlegi probléma egyszerűségétől:

A cél tehát az, hogy I7, I8, I9 és I10 cellák helyett azok nevét lássam. Hogy csináljuk meg ezt?

Egyszerűen a Ribbonunk Formulas füle alatt található Defined Names szekcióból válasszuk ki a Define Name funkciót, majd hozzunk létre mind a négy sorunk értékéhez egy elnevezést, hasonlóan ehhez:

A végeredmény tehát mostani táblánk esetében a következő lesz:

Innentől kezdve pedig már csak egy ugrás a végeredmény elérése. Álljunk rá arra a cellára, amelyik a formulánkat tartalmazza, majd szintén a Defined Names szekcióban, a Define Name legördülő menüjében található Apply Names menüt válasszuk ki:

Itt szépen Shift lenyomásával jelöljük ki azokat az elnevezett tartományokat, amelyeket névként akarunk a formulában megjeleníteni, majd nyomjunk okét:

És ezzel kész is vagyunk, ha szimplán belekattintunk a formulát tartalmazó cellánkba, már látjuk is a megoldást:

Ahogy már hangsúlyoztam többször itt a blogon, az Excel 2013 a korábbi verziókhoz képest rengeteg dolgot készen ad az ember kezébe, ráadásul behozott egy-két olyan újítást is, amely valószínűleg sokak számára teszi szerethetővé ezt a verziót, és ezzel egyet is kell értenünk, hiszen aki megszokja és megismeri a 2013-as kiadást, az biztos nem fog visszavágyni korábbi típusokra.

Kapásból ilyen igencsak szerethető újítás a Conditional Formattingon belül a különféle ikonok (nyilak, csillagok, kördiagramok stb.) használata, amellyel az eddigi egyszerű színezésünk helyett rendkívül jól fel tudjuk dobni táblázatainkat, kimutatásainkat. A következőkben azt fogom bemutatni, hogyan kell egy pontszámos értékelést tartalmazó táblázatból a különféle weboldalakon is látható csillagos kimutatást elkészíteni.

Adott tehát a következő táblázat, amelynek eredményeit szeretnénk a megszokottól eltérő módon, kicsit szebb formátumban prezentálni:

Első lépésként a táblázat melletti cellákba vázoljuk fel a tízes skálánk minden egyes számát:

Ha ez megvan, akkor most jön a mi részünk, a gondolkodós rész, amit még nem tud helyettünk az Excel megcsinálni, azaz azt kell kitalálnunk, hogyan töltsük fel ebben a tízszer nyolcas táblában a cellákat, hogy utána arra a Conditional Formattingot ráhúzva, a csillagok a valós értékelést tükrözzék.

Gondolkodjunk egyszerű logikával: ahol az értékelés pontszáma nagyobb, mint a skála éppen aktuális szintje (1-10 között), ott tele csillagot akarunk látni, ahol töredékszámunk van, ott egy félig tele csillagot, a többinél legyen üres. Ergó IF-et mindenképpen alkalmaznunk kell az összehasonlításhoz, kezdjük is el:

=IF(E$4<=$D5,1,0)

Azaz ameddig skálánk számai kisebbek, mint az aktuális értékelés, kiír egy egyest, más esetekben nullát, ami már jó is lenne, csak akkor a töredékpontokat nem tudjuk jól ábrázolni majd.

Ezért az IF harmadik paraméterénél, ahol azt adjuk meg, hogy mi történjen ha nem teljesül az első paraméter feltétele, ágyazzunk be még egy IF függvényt, hogy megvizsgáljuk a töredéket is, amihez egy ROUNDUP és MOD formulát is be fogunk vetni.

Előbbi a második paramétereként megadott tizedesig felkerekít egy adott számot, utóbbi pedig egy osztás maradékát adja meg nekünk. Mit is akarunk elérni? Ha skálánk számai kisebbek, mint az aktuális értékelés, akkor egyest írjon ki, ellenkező esetben majd kerekítse fel ezt a számot egészre és ha ez így megegyezik a skálánk éppen aktuális szintjével, akkor írja ki magát a töredéket, ellenkező esetben nullát. Hiszen így lesz egy csomó egyesünk, lesz néhány nullánk és lesz egy-két töredék értékünk is a táblázatban, azaz szépen fog menni a "csillagozás". Ez így nézne ki:

=IF(E$4<=$D5,1,IF(ROUNDUP($D5,0)=E$4,MOD($D5,1),0))

Az első rész szerintem egyértelmű, a második IF-et megvizsgálva pedig látjuk, hogy ha értékelésünket felkerekítve már a skálánk aktuális szintjével megegyezünk, akkor értékelésünk pontszámának eggyel való elosztása utáni maradékot (tehát magát a töredékpontot) fogja kiírni, ha nem egyezünk meg, mert már nagyobb szinten áll a skála, akkor nullát látunk.

Ha ezzel megvagyunk, akkor már jön az Excel által tálcán kínált lehetőség, tartományunkat továbbra is kijelölve ballagjunk szépen Ribbonunk Home füle alatt a Styles szekcióban található Conditional Formattingra és hozzunk létre egy új szabályt (New Rule):

"Format all cells based on their values" típus kell nekünk, majd a formázási stílusnál (Format Style) Icon Sets típust válasszunk csillagos Ikon típussal, az értékeket pedig a következő módon adjuk meg:

Mi a fontos itt? Egyrészt Show Icon Only opciót válasszuk, hiszen annyira nem mutat jól, ha a számunk mellett jelenik meg a csillag, másrészt az érték típusát (Type) számra állítsuk, mert jelenleg nem százalékokkal dolgozunk. Az érték pedig adja magát, tele csillag ha 1 az érték, ha félnél nagyobb vagy egyenlő vele, akkor félig tele csillag, egyébként pedig üres.

És ezzel kész is vagyunk, íme az eredmény:

A mai megint egy elég megterhelő nap volt az agysejtjeim számára, így konkrét problémák feszegetése helyett ismét csak szórakozni fogok az Excellel ebben a posztban, ugyanis egy igencsak haszontalan, ám érdekes kis lehetőséget mutatok be, amelynek segítségével úgy készíthetünk animációt a táblázatkezelőnkben, hogy nem nyúlunk VBA-hoz egyáltalán.

Több fogalom tisztázása és egy beállítás is szükséges ahhoz, hogy a mostani példánkat elkészíthessük, első lépésként a körkörös hivatkozás fogalmát tisztázzuk, ami elég egyértelmű és idegesítő üzeneteket szokott időnként generálni - nem másról van szó, minthogy egy formulában a formulát magát tartalmazó cellát hivatkozzuk meg, tehát mondjuk ha az I8 cellába a következőt írjuk be:

=I8+1

Aki ismeri a körkörös hivatkozás fogalmát, akkor az azt is tudja, hogy lehet ezt megszüntetni: egyrészt a formulánk módosításával, másrészt pedig az iteráció funkció bekapcsolásával, ami lehetővé teszi, hogy körkörös hivatkozás hibaüzenet helyett a művelet sokszoros végrehajtására bírjuk az Excelt.

Ezt az Excel Options Formulas menüje alatt az Enable iterative calculation pipa behelyezésével tudjuk aktiválni, ahol be tudjuk állítani azt is a Maximum Iterations alatt, hogy meddig tartson ez az ismétlődő ciklus:

Ha ezt a kettőt megcsináltuk, akkor jöhet az animációnk elkészítésének első lépése, mégpedig egy körkörös hivatkozás elkészítése, most már az iteráció beállítása után. Mondjuk a H5-ös cellánkba alapvetően elég lenne ennyit írnunk, hogy elérjük a célunkat:

=IF(H4="GO",H5+0.01,0)

Ami nagyjából azt tenné, hogy ha a H4 cella tartalmazza a GO értéket, akkor hozzáadna H5 értékéhez 0.01-et, majd mivel még mindig ott a GO érték, ezt a ciklust folytatja és a maximális közel 33000 alkalommal meg is ismétli. Ebből következik, hogy ha nem szuperszámítógép mögött ülünk, akkor a fenti formula össze fogja omlasztani az Excelünket, ezért ne is próbáljuk ki.

Bele kell ültetnünk egy felső határt, hogy meddig folytassa ezt a kalkulációt, így most arra gondoltam, hogy elég a harmincas eléréséig, az is elég lesz neki, hiszen ez azt jelenti majd, hogy 0-tól indulva 0.01-es lépésenként fog 30-ig elszáguldani. Ezt hogy oldjuk meg?

Ágyazzunk be még egy IF-et:

=IF(H4="GO",IF(H5>=30,H5,H5+0.01),0)

Azaz ha H4 cellánk tartalmazza a GO értéket, akkor belép a belső IF formulába, tehát GO érték esetén amint a H5-ös cella értéke meghaladja a harmincat, leállítja a ciklust és önmagát, a H5-öt fogja kiírni, ellenkező esetében folytatódik a ciklus és a 0.01-es értékkel való növelés. Ha nem tartalmazza a GO értéket a H4-es cella, akkor egy nullát ír ki a függvény.

Ez eddig kristálytiszta ügy, szerintem nem okoz senkinek sem gondot a megértése. A következő lépéshez már ismernünk kell az ún. In Cell Chartok fogalmát (biztos van szép magyar neve is, nekem ahhoz még nem volt szerencsém), amikor különböző karakterek segítségével a cellákból tudunk diagramokat varázsolni, általában ehhez a jó karaktereket a Wingdings illetve Webdings betűtípusokból nyerhetjük.

Plusz fontos ismerni a REPT függvényt, amely konkrétan az első paramétereként megadott értéket ismétli a második paramétereként megadott számban, azaz:

=REPT("HELLO",B5)

A HELLO-t fogja B5 cellában megadott számban kiírni nekünk.

Most az I5-ös cellánkat tuningoljuk fel ennek segítségével, méghozzá úgy, hogy állítsuk a cella betűtípusát először Webdingsre:

Majd használjuk fel a REPT függvényt:

=REPT("g",H5)

Mit is tesz ez? A "g" karaktert, ami Webdings betűtípusban egy szép kis fekete kocka, a H5 cellában lévő számnak megfelelő alkalommal megismétli, ergó ahogy változni fog az iterációnak megfelelően a H5 értéke, úgy fog gyarapodni a kockák száma is az I5-ös cellában.

Azaz ha beírjuk a H4-be a parancsszóként meghatározott "GO" értéket, azonnal elindul az iteráció és animációs hatással fog növekedni a sávunk az I5-ös cellában, pont ahogy szerettük volna:

Ugye milyen vicces? Persze az iterációt soha ne felejtsük el kikapcsolni!

Ahogy én látom, az Outlookkal a legnagyobb felhasználói probléma az, hogy a felhasználók nem igazán ismerik ennek az Office-modulnak az összes lehetőségét, hiába a sok leírás és dokumentáció, nem biztos, hogy sokaknak nyilvánvaló, hogy például az Outlook 2013 az olvasatlanul törölt leveleket megőrzi az utókornak, tehát nem kell aggódnunk, ha véletlenül távolítottunk el valamit a bejövő leveleink közül.

Úgyhogy ennek apropóján ebben a posztban három olyan kérdést járok körbe röviden az Outlook 2013-ban, amelyek mindegyike okozhat komoly fejtörést a mindennapokban, kezdve kapásból azzal, amelynek megoldása bizonyos mértékig hasonlóan működhet korábbi verziókban is:

Mit lehet akkor tenni, ha elküldtünk egy levelet, de valamiért megakadt az Outboxunkban (elértük tárhelyünk maximális méretét, megszakadt a kapcsolatunk a szerverrel, nagyon belassult a szerver) és már nem is szeretnénk kiküldeni, egyszerűen meg akarunk tőle szabadulni?

Törölni ugyebár az Outlook nem engedi alapesetben, a felugró üzenetében rámutatva, hogy a küldés folyamatban van, így kicsit más irányban kell kutakodnunk, íme két lehetséges megoldás:

1. A Ribbonunk SEND/RECEIVE füle alatt található Preferences szekcióban lévő Work Offline funkcióval kapcsoljuk Outlookunkat Offline állapotba, majd várjunk néhány percet - ezután már menni fog a törlés.

2. Újabb Windows verziók esetén a Start menü Search parancssorába írjuk be, hogy "Outbox", majd az így megnyíló listában vadásszuk le a beragadt e-mailünket és töröljük ki - fontos feltétel, hogy közben lépjünk ki az Outlookból.

A fejlesztők gondoltak azokra a hozzám hasonló ügyetlenekre is, akiknek touchpaddal kicsit nehezebben megy a modul kezelése, így beépítettek egy funkciót, amellyel egérre vagy éppen touchpadra optimalizálhatjuk a programot. Ezt a Quick Access Toolbar legfelső sorban található apró kis nyilacskájára kattintva érhetjük el, itt találjuk ugyanis a Touch/Mouse Mode funkciót.

Ha erre rákattintunk, hozzá is adjuk a Quick Access Toolbarhoz és használatra készen várja döntésünket az örök kérdésben: touchpad vagy egér?

Ha a touchpados verziót választjuk, akkor láthatóan megnőnek a különböző ikonok között a távolságok, így kisebb eséllyel kattintunk mellé és okozunk magunknak kellemetlen perceket:

És a poszt végére egy olyan kérdés, amelyre sajnos megfelelő választ még nem sikerült találnom, küzdök már vele egy ideje, de még mindig csak átmeneti, tüneti kezeléssel rendelkezem: a Ribbonról bekapcsolható To-Do Bar Calendar szekciójában a megbeszélések csak kezdődátummal jelennek meg, így nem igazán átlátható, hogy egy találkozó mennyi ideig fog tartani vagy mennyi idő telik el két mgbeszélés között.

Két átmeneti megoldás van a problémára, az egyik ha belépünk a Calendar képernyőnkre, ahol már jóval bővebb információkat láthatunk a megbeszélésünkről vagy szimplán az adott találkozó fölé húzzuk az egerünket és ott már kiírja a záró időpontot is:

Mindenesetre ha valakinek erre van jobb ötlete, bátran írja meg!