Nemrégiben az egyik kedves Olvasó küldött egy olyan WORD problémát, amelyre egy ideje már megoldást keresett, hiszen roppant bosszantó, konkrétan az alkalmazás használatát lehetetlenné tévő hibáról van szó - utólagos engedelmével mások okulására most ezt fogom bemutatni a mai posztban a megoldással együtt.

Szóval a gond az volt, hogy egy ideje ismeretlen okból, ha a felhasználó ENTER gomb lenyomásával váltott sort, akkor a következő sor a lap aljára került hatalmas sorközzel, majd ha a továbbiakban gépelni kezdte a sorokat vagy ENTER-rel újabb sort váltott, akkor a sorköz elkezdett csökkenni és a sorok elindultak szépen felfelé. Az alapbeállítások ellenőrzése nem vezetett eredményre.

Az általában ilyenkor felmerülő újratelepítés lehetőségét alapesetben még célszerű elvetni, hiszen simán lehet, hogy az ún. Normal template-ünkkel van probléma, ami konkrétan az a a template, amely akkor indul el, amikor elindítjuk a WORD-ot és ez tartalmazza az alapbeállításokat, dokumentumunk kinézetét ilyesmiket. Értelemszerűen ezt tudjuk módosítani is, ha a Microsoft Office gombra kattintás után Opennel megnyitjuk a Microsoft Office könyvtárunkban található Normal.dotm (WORD 2007 esetén) templatet - ezt módosítgatjuk, ahogy akarjuk, majd mentés után mindig így kezdhetünk. És itt fontos megjegyezni, hogy újratelepítéskor elvileg ez a template fájl nem íródik felül, tehát valószínűleg utána is a korábbi basic beállításaink jönnének elő.

Visszatérve a konkrét problémára, a leírás alapján sejthető volt, hogy valahol a függőleges igazításnál (Vertical Alignment) kellene először próbálkoznom, hiszen azzal pont azt érjük el, ami itt a gondot okozta, tehát a szövegünk függőlegesen a lap aljához igazodik. Tegyünk egy próbát mi is a WORD-ünkben:

- Page Layout fül a Ribbonon
- A Page Setup szekciónál a jobb sarokban lévő kis nyíllal hívjuk elő az oldal további beállítási lehetőségeit
- A felugró ablakban a Layout fülön a Vertical Alignment legyen Bottom majd kezdjünk el gépelni

Azt fogjuk látni, hogy egyből az oldal alján kezdünk el gépelni és ENTER-rel felfelé megyünk majd a sorokkal. A négy Vertical Alignment opció közül szerintem a Top, a Center és a Bottom nem is szorul magyarázatra (felfelé, középre és lefelé igazít), a Justifiedról viszont tudni kell, hogy ez egy olyan igazítás, amely egyenlően osztja el a tartalmat a felső és az alsó margó között. Bingó, hát ez kell nekünk!

Azaz a fenti probléma megoldásához egyszerűen állítsuk a Vertical Alignmentet Topra és már rendben is leszünk - szükség esetén akár a basic template-ünket is módosíthatjuk. Köszönöm a kedves Olvasónak ezt az izgalmas kis feladványt!

Ha bárki más is gondolkodni szeretne egy kicsit a napi rutinban, akkor itt találja első feladványomat, amelyre megoldásokat várok:

Gondolkodjunk!

Az elmúlt posztokban megpróbáltam hasznos megoldásokat, lehetőségeket bemutatni, de azok számára, akiknek ezek a posztok nem jelentettek túlságosan nagy kihívást vagy már ismert, kisujjban lévő javaslatokkal álltam elő, vagy azok számára, akik egyszerűen csak vágynak egy kis elmélkedésre a következő napok pár perces üresjárataira, azoknak következzen egy igencsak kemény Exceles dió, amely tényleg kreativitást és tudást igényel.

Nem is kell mintapélda vagy printscreen hozzá, hiszen egyszerűen annyit kellene csak Excelben összehozni, hogy melyik évben lesz a következő olyan augusztus 20-a, amelyik csütörtökre esik, tehát hosszú hétvégére számíthatunk.

Aki egyszerűbb kihívást keres, az nyugodtan használjon segédtáblákat és intézze el több lépésben a megoldást, aztán ezt a pár lépést írja le kommentben/levélben 2-3 mondatban.

Aki igazán Excel-fanatikusnak érzi magát, az egyetlen formulával hozza össze a megoldást, ami akár tömbképlet is lehet - Excel tömbökről hamarosan bővebben.

Pár napnyi időt adok a gondolkodásra és az ötletelésre, aztán egy posztban majd végigmegyünk a megoldáson. 

Jó szórakozást!

Úgy tűnik, valahogy én sem tudok kibújni az Office-alkalmazások megszokott köréből, azaz a legtöbb kérdés és probléma a leginkább használt alkalmazással, azaz az Excellel kapcsolatban jut el hozzám a mindennapok során, így mai posztom is egy olyan táblázatos ügyet jár körbe, amellyel tegnap talált meg egy kedves sorstárs és amely egy számára igencsak fontos kimutatás elkészítéséhez volt igencsak gyorsan orvosolandó kérdés.

Adott volt két igen hosszú listája Excelben és szerette volna automatikusan és minél egyszerűbben meghatározni, hogy melyek azok a tételek, amelyek egyediek a két listában, azaz mindkét felsorolásból ki kellett emelni az azonos szöveget tartalmazó elemeket. Hogy érthető legyen, csináltam egy kis mintapéldát.

Gondoljuk csak át, hogy mi hogyan csinálnánk meg - a lehetőségek pedig elég széleskörűek, elvileg jópár megoldási módszer létezik egy ilyen kérdés megválaszolására. Az első megoldási javaslat, amit a legtöbben rávágnának a fenti problémára, az a VLOOKUP és nem is tévednek, nem olyan szép megoldás, de hatékony.

Egyszerűen fogjuk az egyik listánk első elemét, majd a két listából együtt létrehozott tartomány bal első oszlopában keressük és ha megtalálja a keresett értéket, akkor írja ki önmagát, azaz a tartomány harmadik oszlopát - értelemszerűen csak teljes egyezést fogadunk el. Így nézne ki ez a példánkon:

=VLOOKUP(F28,D28:F32,3,FALSE)

F28 amit keresünk, D28:F32 a tartomány, amelynek első oszlopában keressük az F28-at és ha megtalálja, akkor a D28:F32 tartomány harmadik oszlopát, azaz az első listában található érték párját fogja kiírni. És ez az eredmény:

De mi van ha kicsit szebben szeretnénk ezt megoldani? Forduljunk az Excel egyik nagy kincséhez, a feltételes formázáshoz (Conditional Formatting), amit a Home fül Styles szekciójában érhetünk el. Mielőtt azonban beleugranánk az új szabály/rule létrehozásába, álljunk csak meg egy pillanatra. Komplex táblázatok és sokfüggvényes, feltételes formázásokat is tartalmazó Excel esetén igencsak javasolt tartományaink elnevezése, hiszen így jóval könnyebb a későbbi hivatkozás, nem kell újra meg újra kijelölgetnünk, vagy cellák sorszámát megjegyezni, elég ha tudjuk, hogy mondjuk az Árlista elnevezésű tartománnyal mit fogunk meghivatkozni.

Tartományt elnevezni a Formulas fül Defined Names szekciójában tudunk - jelöljük ki a tartományunkat, a mi esetünkben az első listát, majd egyszerűen csak kattintsunk a Define Name gombra, nevezzük el tartományunkat és kész is. Így nálam most létrejött List1 az első oszlopra és List2 a másodikra, innentől kezdve teljesen mindegy mennyit dolgozom még a táblázatomban, ezzel a két névvel bármely függvényben hivatkozhatok rájuk.

Szóval most már visszatérhetünk a feltételes formázásunkhoz, amelyet kezdjünk azzal, hogy kijelöljük azt a tartományt/listát, amelyben ezt érvényesíteni akarjuk, azaz mondjuk azt szeretnénk, hogy az első oszlopunkban piros színt kapjanak azok az elemek, amelyek nincsenek benne a második oszlopban. Miután kijelöltük a tartományunkat, kattintsunk a Conditional Formatting gombra majd az alatta megjelenő menüsorban a New Rule menüre.

Jelen esetben most a legalsó lehetőséget kell választanunk, hiszen az engedi meg nekünk, hogy függvény alkalmazásával döntsük el mely cellánkat fogjuk pirosra színezni. Miután ezt kiválasztottuk, a Format values... elnevezésű mezőt kell kitöltenünk egy olyan függvénnyel, amely első listánk értékeit a másodikhoz tudja és fogja is hasonlítani.

Itt jön képbe a COUNTIF függvény, amely roppant egyszerű módon, két paraméter segítségével megszámolja nekünk, hogy az első paraméterként megadott tartományban hány darab olyan cella van, amelynek értéke megfelel a második paraméterként megadott kritériumnak.

Azaz most a következő paraméterezés fog segíteni nekünk:

=COUNTIF(List2,D10)=0

Azaz a List2-ként korábban elnevezett tartományunkban fogja megnézni, hogy van-e a D10-es cella értékével (majd értelemszerűen a tartomány további elemeivel) megegyező érték és pontos egyezés (ezért a nulla) azt szépen a FORMAT rész alatt megadott színre fogja színezni.

Szívemhez azonban a következő megoldás áll a legközelebb, hiszen ez is tisztán függvényes megoldás, ám a VLOOKUP-hoz képest jóval hatékonyabb és tisztább megoldást varázsol elénk.

Három függvényt fogunk összefűzni, hogy elérjük a várt eredményünket, amelyek közül a leginkább fontos most a MATCH, amely az első paramétereként megadott érték helyzetét fogja a második paramétereként megadott tartományból megadni nekünk (a harmadik paraméter a pontos egyezés, kisebb-nagyobb feltétel megadására ad lehetőséget), így értelemszerűen a

=MATCH(D20,F19:F23,0)

meg fogja mondani, hogy a D20-as cella értéke az F19:F23 tartományban hol található pontos egyezés esetén. Ergó jelenlegi példánkra felépítve, ha az egyik lista értékét keressük a másik listában, akkor vagy egy számot (az érték helyzetét) vagy egy #N/A értéket fogunk kapni. Az #N/A miatt jön képbe a második függvény, amit használni fogunk, ez pedig az ISERROR, ami egyetlen paraméteres kis függvény és azt mondja meg, hogy az általunk paraméterként beadott cella értéke #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? vagy #NULL! érték-e, mert ha igen, akkor TRUE értéket dob, ellenkező esetben FALSE-t.

Folytatva az előző felépítést, tehát az

=ISERROR(MATCH(D20,F19:F23,0)) TRUE-t fog dobni, ha a D20-as cella értéke benne van az F19:F23-as tartományban, FALSE-t ha nincs.

Innentől pedig már csak egy IF-re van szükségünk, ami az előző függvénykombinációnk eredménye (TRUE vagy FALSE) alapján kiad egy üzenetet vagy magát a D20-as cellát, attól függően mit szeretnénk:

=IF(ISERROR(MATCH(D19,$F$19:$F$23,0)),"",D19)

Azaz ha ezt lehúzzuk, megkapjuk azokat az értékeket, amelyek benne vannak második listánkban, amelyek nincsenek azok üres mezőt hajítanak vissza.

És ezzel még csak három megoldásról írtam, a sokak által leghatékonyabbnak tartott VBA-t nem is említettem, de nem kevertem bele az Excel összehasonlítós lehetőségét sem - ezekre majd később kerítek sort más problémák kapcsán.

Folytatva a múltkori posztot, amelyben egy kicsit a WORD mélyén kutakodtunk alig használt és kevéssé ismert funkciók nyomában, következzen ismét néhány olyan lehetőség, amely teljesen nyilvánvaló és ott van a szemünk előtt a mindennapos szövegszerkesztés során, de valamiért nem igazán használjuk ki a bennük rejlő erőforrásokat. Elég sok ilyen opció van, most ebben a körben hármat gondoltam bemutatni, kezdve azzal, amelyik igazából a hosszabb szövegeket szerkesztők számára lehet igazán hasznos - mondjuk például egy szakdolgozatnál.

Ugyebár ha munkánkat nézegetve, csiszolgatva rádöbbenünk, hogy talán a viccesnek ható Calibri fontunk helyett egy Bookmant szeretnénk inkább bedobni mondjuk a fejezetek címeként, akkor ennek hogy állnánk neki?

Egyesével kijelölgetnénk a címeket és módosítanánk a formátumot? Van egy sokkal gyorsabb megoldás, méghozzá Ribbonunk Home fülének utolsó kis ablakában, az Editing funkciók között eldugva találhatjuk (feltételezem a default Ribbont, ennek módosítására és akár saját gomb/funkció készítésére még majd kitérek később) a Select alatt a Select Text with Similar Formatting funkciót, amellyel egyetlen kattintással ki tudjuk jelölni hasonló formátumú szövegrészeinket, ahogy a példán is látszik, majd úgy szerkeszthetjük, ahogy akarjuk az összeset egyszerre.

Saját tapasztalatom alapján elég hasznos tud lenni a 24-es méretű vágólap használata idegen nyelvű szövegek vagy ismétlődő mondatrészek esetén, amit Ribbonunk Home fülének első kis ablakából tudunk előcsalogatni a jobb sarokban található apró kis nyilacska segítségével, majd a későbbiekben az ide mondjuk CTRL+C-vel (ez szerintem a CTRL+V társaságában talán a legismertebb Office billentyűkombináció) bemásolt szövegeket, karaktereket, értékeket bármikor felhasználhatjuk (a limit 24), ahogy látszik a képen is. Az Options lenyíló gombocska alatt pedig definiálhatjuk Vágólapunk jövőbeni használatának módszerét is.

Az is elég sűrűn elő szokott fordulni, hogy olyan adatokból, információkból próbálunk összeállítani egy dokumentumot, levelet, amelyet mondjuk Excelben készítettünk vagy Excelben akarunk elkészíteni - mondjuk legyen ez egy diagram. Ugye tudjuk, hogy nem szükséges ehhez manuálisan elindítani a táblázatkezelőt, hanem egyszerűen csak a Ribbon - Insert fülén található Illustrations funkciócsoportból kattintsunk a Chart gombra. Ez elindítja az Excelt WORD-ön belül, ahol aztán szépen szerkesztgethetünk, ahogy szeretnénk és hát természetesen akár függvényeket is használhatunk.

Bár hármat ígértem, álljon itt a végére még egy olyan lehetőség, amely egy igen gyakori problémában tud segíteni nekünk (én ma is használtam példának okáért) és bár nem tud annyit, mint egyik-másik program összehasonlítója, vész esetén nem kell aggódva kapkodnunk, az Office ugyanis két dokumentum összehasonlításában is segít - WORD-ben a Review fül alatt a Compare funkciócsoportban a Compare gombra való kattintással elég sokrétű tárházra bukkanhatunk, amely bizonyos méretű és típusú fájlok esetén időnként akár cserben is hagyhat bennünket, de az esetek 99%-ában tökéletesen azt adja, amire vágyunk.

Egy nap szünet volt ugyan most a posztolásban, de ez az egy nap sem múlt el Office nélkül, legalábbis számomra, ráadásul a kedves Olvasók egy-két izgalmasabb feladvánnyal is megörvendeztettek levélben (amiért nagy köszönet azoknak, akik klaviatúrát ragadtak egy üzenet erejéig - csak így tovább), úgyhogy most következzen egy érdekesebb Excel-történet megint, egy egyszerűbb és egy kicsit továbbgondolt verzióban.

Nincs nagyon mit kerülgetni a forró kását, a kérdés ugyanis egyértelmű és a megoldás is egyszerűnek nevezhető, így azoknak is kedvezhetek ezzel, akik még csak most barátkoznak a beágyazásokkal és függvények egymáshoz kapcsolásával, ráadásul ez egy logikailag igen jól lekövethető megoldás (józan paraszti ésszel is kitalálható), amelyek amúgy is nagyon közel állnak a szívemhez.

Szóval ha egy cellában szereplő szavak számát szeretnénk megadni, hogy tudjuk ezt megtenni (lásd a példán)?

A megoldáshoz nincs szükség ismeretlen függvények megtanulására, tömbökre, egyszerűen csak a már itt is publikált néhány függvény felhasználásával össze tudjuk hozni az eredményt.

Célszerű ilyen jellegű feladatoknál a TRIM függvénnyel letisztítani szövegünket a felesleges szóközöktől, amelyek később problémát okozhatnak, jelen esetben mindig TRIM(D4)-ként hivatkozzunk majd cellánkra.

Elsőként tehát számoljuk meg, hogy felesleges szóközök nélkül hány karakterből áll szövegünk: LEN(TRIM(D4))

Az így kapott számból azt kellene majd kivonnunk, hogy a már nem felesleges szóközök nélkül hány karakterből áll szövegünk, ezt a karakterszámot pedig az igencsak hasznos és ajánlott SUBSTITUTE függvénnyel tudjuk meghatározni, méghozzá úgy, mint ahogy az egyik korábbi posztban felhasználtuk, azaz lecseréljük a szóközöket semmire, majd az így kapott szöveg hosszát határozzuk meg: LEN(SUBSTITUE(TRIM(D4)," ",""))

Ha ezt a két részletet egy kivonásjellel összefűzzük (hiszen kivonjuk egyik számot a másikból), akkor kapunk is egy szép számot, de csodálkozhatunk, hiszen eggyel kevesebb, mint szavaink száma, viszont ez logikus is, mindig is eggyel kevesebb szóközünk van, mint ahány szavunk bármilyen szöveg esetén - ergó ha hozzáadunk egyet az összefűzött képletünkhöz, akkor már teljes is az eredmény:

LEN(TRIM(D4))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(D4)," ",""))+1

Tudom, hogy alapvetően most sokan rálegyintenek erre a képletre, mert hát egyszerű történetről van szó, de én azért szeretnék azokhoz is szólni kicsit, akik szeretnének elmélyülni az ilyen jellegű megoldásokban, de jelenleg még csak barátkoznak a hasonló problémák megfejtésével.

Viszont bonyolítsuk kicsit a történetet tovább azzal, hogy mi a helyzet akkor, ha mondjuk nem szóköz választja el szavainkat, hanem pontosvessző és szóköz, lásd a példán:

Ekkor már nincs túl sok dolgunk ezzel, egyszerűen csak be kell ágyaznunk az alap SUBSTITUTE függvényünkbe egy másik SUBSTITUTE függvényt, azaz ebben az esetben a SUBSTITUTE első paramétereként megadandó TEXT nem a TRIM(D4) lesz egyszerűen, hanem inkább a SUBSTITUTE(TRIM(D4),";"," "), hiszen ezzel a pontosvesszőnket is szóközre cseréljük, amit aztán a külső SUBSTITUTE függvénnyel a fentebb már leírt módon eliminálni fogunk. Így ez a megoldásunk, ahogy a képen is látszik:

Excelben jártasak persze könnyen találhatnak más megoldást is erre, ha valaki szeretné megosztani a sajátját, szívesen látom kommentben.

Bár szívemhez a napi használat miatt leginkább az Excel áll közel, még nem térnék vissza a táblázatkezelőhöz, azon egyszerű oknál fogva, hogy Office-ötletekről szeretnék írni, nem kizárólag függvényekre és VBA-ra fókuszálni, ami jóval szárazabb, nehezebben emészthető tartalmat hozna létre - amúgy sem lehet megfelelni az elvárásoknak, három nap után valaki szerint túl egyszerű dolgokról írok, valaki szerint pedig egyszerűbb dolgokról kellene írnom.

Eme kis kirohanás után azonban folytassuk tovább az Office-család feltérképezését néhány ötlettel, következzen ugyanis most a Powerpoint, amely a Prezi előretörése ellenére még mindig a legelterjedtebb és leginkább ismert prezentációs alkalmazás és bár egy prezentáció készítése során inkább a hallgatóságot lekötő, egyszerű, vizuális és szemet gyönyörködtető diák (régről csak előtört a slide magyar megnevezése) megvalósítása, nem pedig a technikai problémák szoktak gondot okozni a készítőnek, következzen pár olyan tipp, ami ugyan igencsak egyszerű, mégis kevesen ismerik a használatát és azt, hogy miért is lenne hasznos használni őket. Amikor az emberfiának ugyanis valamilyen okból prezentálnia kell, akkor alapvetően szereti, ha úgy mennek a dolgok, ahogy megtervezte őket, de ez a legritkább esetben van így.

Ha bármilyen kérdés kapcsán ugrálnunk kellene előre vagy vissza a diák között, akkor az oda-vissza lépegetés helyett inkább az előre elkészített jegyzetünk alapján (már aki készít ilyet) be tudjuk lőni, hogy melyik slide érdekel minket és utána a számot elég lenyomnunk a billentyűzeten egy ENTER társaságában és máris előttünk a vágyott kép - de akár elég ha egyetlen számot, az utolsó dia számát megjegyezzük, hiszen ha időszűkében ugranunk kell részeket, akkor ez is jól jöhet még.

Bár ha belegondolok, ez eléggé bonyolulttá teheti a prezentációt és az arra való felkészülésünket, viszont a fekete képernyő mindenképpen nagyon hasznos lehet, amit a prezentációnk bármely szakasza során elő tudunk csalni, ha lenyomjuk a . billentyűt - ez jól jöhet, ha szünetet akarunk tartani, jól jöhet, ha a látottak magyarázata közben szeretnénk ha egy kicsit minden tekintet ránk szegeződne a megszokott "dia-bambulás" helyett (őszintén, ki nem csinált még ilyet, szimplán bambulni a képernyőt/projektort az előadóra való figyelés helyett). Bár én már láttam olyan prezit is, ahol a fekete képernyő fekete diaként be is volt szúrva az előadásba, annál a résznél, ahol az előadó szünetet tervezett tartani.

Szintén jól jöhet egy inkább beszélgetősebb, lazább előadás során az a lehetőség, amelyet a prezentáció vetítése közben a CTRL+P kombinációval hívhatunk elő a billentyűzetünkön, ez ugyanis megjelenít egy apró pöttyöt/tollat/ecsetet (ki minek hívja), amivel rajzolhatunk az aktuális diánkra bármit, amit szeretnénk - bekarikázhatunk, aláhúzhatunk dolgokat. E betűvel minden rajzunkat eltüntethetjük, CTRL-A-val pedig a kis pöttyünket deaktiválhatjuk. Itt fontos azért figyelni arra, hogy ha rajzoltunk valamit valamelyik diánkra, akkor az utolsó dia után üzenetet fogunk kapni, ami megkérdezi, hogy mentse-e rajzainkat.

Ja és egyébként CTRL+H kombinációval az egérnyilunkat is el tudjuk tüntetni (A betű hozza vissza), ha ez zavarólag hatna, bár a legtöbb prezentációtól sokan annyira távol ülnek, hogy néha a betűket is alig látják, nem az egeret...

A fenti tippek nem a prezentáció elkészítésének fázisáról szólnak, hiszen arról, hogy milyen a hatékony és "menő" prezentáció, hatalmas mennyiségű adathalmaz áll rendelkezésre, videókkal, javaslatokkal és tanácsokkal - egy dolgot azért mindenképpen jegyezzen meg mindenki, akinek ilyesmivel kell foglalkoznia (akár úgy gondolja, hogy ő tökéletes diákat készít, akár nem), az pedig az a tény, amelyet felmérések és kutatások is igazolnak: minél kevesebb száraz szöveg és minél több vizuálisan csábító dia kell egy sikeres bemutatóhoz.

Az első két posztban bonyolultabb Exceles megoldásokról írtam (talán azért is, mert a mindennapokban én ezt az Office-alkalmazást használom a legtöbbet), de nehogy valaki azt higgye, hogy például a WORD-ben nincsenek érdekes és hasznos dolgok - alapvetően amúgy is a WORD az az Office-modul, amelyre a többség könnyedén rávágja egy tudásszint után érdeklődő kérdésre, hogy stabil, erős ismeretekkel rendelkezik, még akkor is, ha a szövegszerkesztőben rejlő lehetőségek jelentős részét egyáltalán nem is használja ki (vagy nem is ismeri, de ezt csak halkan jegyezném meg). Úgyhogy most következzen három olyan lehetőség bemutatása, ami segíthet növelni a mindennapi munka hatékonyságát, érdekesebbé teheti az amúgy már unalmas lépéseket és egyáltalán, növelheti ismereteinket a WORD-ról (ahogy korábban már említettem, az összes Office-alkalmazást angolul használom, tehát ezt mindenki vegye figyelembe).

Az első kevésbé ismert opció, a Hidden Text, ami angolul azt jelentené, hogy Rejtett Szöveg, de ez még nem azt jelenti, hogy egy ilyen beállítással rendelkező szövegrészt ne látnánk - viszont ennek segítségével rejtett nyomtatást tudunk végrehajtani, azaz a Hidden Textként beállított szöveget a program nem fogja kinyomtatni, ami hasznos lehet mondjuk egy kérdőív, egy teszt esetén, ahol a válaszokat, a megoldást nem szeretnénk azonnal publikálni és el akarjuk kerülni a felesleges pluszmunkát is a megoldás/magyarázat utólagos beillesztésével.

Ahogy a példán is látható, a kérdésekre feltett megoldásokat nem szeretnénk első körben a célközönség elé tárni, ezért ezeknél a soroknál a következő lépést kell megtennünk:

1. Kijelöljük az érintett szövegrészt --> Egér jobb gombjával kattintunk --> Font opció
2. Itt pedig az Effects alatt az utolsó a Hidden Text, amelyet be kell pipálnunk

3. Ha megcsináltuk ezt az összes érintett szövegrészünknél, akkor jöhet a nyomtatás a Print gombra való kattintással
4. De még mielőtt nyomtatnánk is - ahogy a képen is látszik - a bal sarokban lévő Options gombra kattintva elénk tárul rengeteg lehetőség a nyomtatással kapcsolatban
5. Itt alul a Printing Options alatt lévő "Print hidden text" pipával tudjuk szabályozni, hogy rejtett szövegünk megjelenjen a papíron vagy sem - és ennyi lenne az egész

A másik, szerintem szintén kevésbé ismert lehetőség, amelyet akár egy ötletelős, folyamatjavítós, LEAN-elemzés során is felhasználhatunk a "szabad írás" lehetősége Print és Web Layoutban, amelynek segítségével akár folyamatábrákat, döntési diagramokat is könnyebben tudunk készíteni WORD-ben (azaz ha épp nincs kéznél egy Visio, a WORD is segíthet).

Ahogy a példaképen is látható, bárhova kattintunk duplakattintással a lapunkon, ott el is kezdhetünk írni bármit, anélkül, hogy szóközökkel, tabulátorokkal kellene bajlódnunk. Ez az a pont, ahol igazából kiléphetünk a szigorúan vett szövegszerkesztésből és könnyen felvázolhatunk bármilyen döntési diagramot vagy chartot, ami persze korábban is opció volt, de ez a duplakattintós "szabad írás" végre megszabadíthat minket a tabozás, szóköznyomogatás nehézségeitől.

Mai kis okosságunként folytassuk egy, a tegnapinál egyszerűbb Excel-kérdés megválaszolásával, amely nagyon sok helyzetben, sokféle táblázatnál hasznos lehet számunkra, ráadásul tökéletesen megmutatja, hogy a SUBSTITUTE függvény milyen széles skálán alkalmazható problémák megoldására az egyszerű karaktercsere mellett.

Szóval a kérdés annyi lenne csak, hogy a lent látható példában hogyan tudnánk azt kilistázni a második oszlopba, hogy egy-egy hallgató nevének mi az utolsó része (azaz mondjuk mi az utolsó keresztneve, tehát nagyjából az utolsó szóköz utáni szövegrész érdekelne minket)?

A megoldáshoz alapvetően öt függvényt fogunk egymásba ágyazni, szóval ha valakinek van egyszerűbb módszere, nyugodtan szóljon - mindenesetre mi most kezdjük kapásból a REPT függvénnyel, ami igen egyszerű célt szolgál, az első paramétereként megadott karaktereket, számokat, szövegeket, a második paraméterként megadott darabszámszor megismétli.

Ergó a REPT("Siker",10) függvény, a Siker szót fogja egy cellába 10 alkalommal beírni egymás után.

A LEN függvényt nem nagyon kell bemutatni a nem túl tapasztalt Excel-felhasználók számára sem, egyszerűen megadja, hogy a paraméterként megadott cellában lévő szöveg/tartalom hány karakterből áll.

Azaz LEN(A1) megadja, hogy az A1 cellában lévő tartalom hány karakterből áll.

Folytatva a sort, jöjjön megoldásunk lelke, a SUBSTITUTE függvény, amely szintén nem egy kvantumfizika, hiszen egy megadott cellában lévő adaton belül, a második paraméterként megadott részt a harmadik paraméterként megadott részre fog lecserélni.

Így értelemszerűen SUBSTITUTE(A1," ","A") az A1 cellában lévő tartalom szóközeit cseréli le A betűre. Ugye, hogy nem egy komplikált téma ez sem.

A RIGHT függvény a mindennapokban szinte kötelezően használandó és szükséges darab, a cellánk jobb oldaláról vág le és ír ki nekünk annyi karaktert, ahányat második paraméterként megadunk neki, azaz RIGHT(A1,5) az A1 cella tartalmának utolsó 5 karakterét fogja kiírni.

Ezzel pedig el is érkeztünk az utolsó függvényünkhöz ma, ami a TRIM, ez egyszerűen egy megadott cellából tünteti el az összes felesleges szóközt - TRIM(A1) tehát az A1 összes szóközét törli (vagyis az összes feleslegeset, hiszen a szavak között egy-egy szóközt mindig meghagy).

Miután ezeket megismertük, következhet a fentebb taglalt probléma megoldása, ami a következő függvénykombináció lesz:

TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(D5," ",REPT(" ",LEN(D5))),LEN(D5)))

Először próbáljuk meg magunk értelmezni, hiszen nem annyira bonyult mint amilyennek látszik. Elsőként az általunk kiválasztott névnél, jelen esetben Mikor Kálmán esetében fogjuk a REPT(" ",LEN(D5)) függvénnyel a szóköz(öke)t annyiszor megsokszorozni, amilyen hosszú maga a cella, majd ezt a megsokszorozott szóközt fogjuk a SUBSTITUTE(D5," ",REPT(" ",LEN(D5))) kombinációval a szóközök helyére beírni, tehát valami ilyesminél járunk most:

Mire van most szükségünk? A RIGHT függvény segítségével levágunk annyit az új eredményünkből jobbról, amennyi az eredeti cella tartalmának hosszúsága, hiszen így levágjuk az utolsó nevet és legalább ugyanennyi szóközt, azaz kapunk valami ilyesmit:

Aztán már csak a TRIM-mel kell eltávolítani a szóközöket és kész is vagyunk. Ha valaki végigcsinálta a leírás alapján, az most biztos elmosolyodik, mert ez az Excel igazi szépsége, az ilyen szuper kis megoldások, makró és mindenféle másolgatás nélkül.

Az első posztomat mi mással is kezdhetném, mint a Magyarországon szerintem leginkább elterjedt és leginkább használt Office alkalmazással, az Excellel, amely még a legjáratosabb szakértő tudorok számára is igen komoly lehetőségeket és kihívásokat rejt magában. A mai alkalommal egy valószínűleg többek munkája/feladata során felmerült kérdést és a vonatkozó megoldást fogom lépésenként bemutatni, hátha ezzel valakinek tudok egy kicsit segíteni elmélyedni az excelben és talán kilépni a megszokott keretekből. Fontos tudni, hogy én talán még sosem használtam magyar nyelvű excelt, szóval maradnom kell az angol elnevezéseknél, elnézést érte.

A kérdés tehát így szól (aki akarja, saját maga is megpróbálhatja, lentebb jön a megoldás):

Az egyik leghasznosabb és leggyakoribb Excel-függvény a VLOOKUP, amellyel az én fő problémám az szokott lenni, hogy csak egy irányba, jobbra működik, balra nem. Meg lehet oldani, hogy ne kelljen oszlopokat másolgatni a VLOOKUP-hoz a megfelelő eredmény elérése érdekében - azaz valamilyen úton balra is működtetni a keresést bármilyen másolgatás nélkül?

Példafeladat megoldással:

Ahogy látható, ha azt szeretnénk megtudni, hogy egyes városokban mennyi volt az árbevétel, azt nagyon egyszerűen meg tudjuk tenni VLOOKUP-pal. De ha azt szeretnénk bekeresni a céltáblába, hogy hány bolt van mondjuk Sopronban, akkor azt már bajosan tudnánk ezzel a függvénnyel megtenni. Persze ez most egy egyszerű példa, szóval elég könnyű más megoldásokat is találni, de a balra is működő bekeresés illusztrálására tökéletes.

A megoldáshoz két függvényt kell ismernünk és együtt használnunk, az egyik az INDEX, a másik pedig a MATCH.

Az INDEX tömbökre és egyszerű táblákra is használható, most kizárólag fókuszáljunk utóbbira, azaz az INDEX-nek azon funkciójára, amellyel egy, az általunk megadott tábla meghatározott sorának és oszlopának metszetében szereplő értéket kaphatunk vissza.

Azaz például az INDEX(A1:B4,2,2) az A1:B4 tartomány második oszlopának második sorában található értéket adja ki nekünk. Ez nagyon fontos lesz, hiszen már ebből is látszik, hogy miben fog nekünk segíteni a "baloldali VLOOKUP" elérésében.

Legalább ennyire fontos és hasznos a MATCH függvény is, amely hasonlóan működik, mint az INDEX, csak nem magát az értéket, hanem annak pozícióját adja vissza nekünk egy tartományban (kérhetünk teljes egyezést is a függvény harmadik paramétereként).

Azaz például a MATCH(Sopron,F5:F12,0) meg fogja mondani nekünk, hogy Sopron pontosan hányadik sorban van az F5:F12 tartományban.

És innen már nagyon egyszerű az út egy "baloldali VLOOKUP" létrehozásához, hiszen a két függvényt kell csak egymásba ágyaznunk:

Megoldás a fenti példára: INDEX($D$5:$D$12,MATCH(F5,$F$5:$F$12,0))

Az INDEX első paramétereként megadjuk azt a tartományt, ahol azok az értékek vannak, amelyeket akarunk (jelen esetben a Boltok száma, azaz D5:D12), majd második paramétereként (a többi paraméter nem kötelezően használandó) a MATCH függvényt fogjuk beágyazni, hogy abból nyerjük ki az INDEX-hez szükséges sorszámot - itt ugrunk át a MATCH-be, ahol elsőként megadjuk megadjuk, hogy milyen értékhez keresse a boltok számát (ez nálunk most az első város neve, azaz F5), második paraméterként azt a tartományt, ahol ezek az értékek vannak (nálunk ez most a városok nevét tartalmazó oszlop, azaz F5:F12), majd kérjünk teljes egyezést a 0-val. És ha ENTER-t nyomunk majd lehúzzuk a képletünket, akkor ott is a megoldás, ahogy a képen is látszik.

Ugye, hogy nem is olyan bonyolult? Bármi kérdésetek merülne fel, nyugodtan írjatok egy kommentet/e-mailt.

A blog első posztjában amellett, hogy üdvözölni szeretnék minden látogatót, néhány szóban meg szeretném indokolni, miért is láttam szükségesnek egy ilyen oldal létrehozását, hiszen sokakban felmerülhet a kérdés, tényleg van-e igény egy sokadik, Office-trükköket bemutató blogra. Ahogy én látom, a válasz igen, ugyanis bár magyar nyelven rengeteg tanfolyam, tanácsadó cég, oktatás és dokumentáció elérhető, a fogós kérdésekre a magyarázatok általában kizárólag csak angol/kínai nyelven lelhetőek fel - ha megtalálhatóak egyáltalán, ugyanis elég sok az olyan kérdés, amely fel sem merült korábban internetes fórumokon.

Itt beszélhetünk egymásba ágyazott függvényekkel megoldott Excel-problémáról, Outlook-kérdésekről vagy éppen Sharepoint-library létrehozási és hozzáférési gondokról. A posztokban egy-egy probléma fog megvitatásra és elemzésre kerülni, amelyek jöhetnek az én privát tapasztalataimból, de nagyon szívesen látom a kérdéseket a látogatóktól e-mailben (officeguruhelp@gmail.com) vagy itt szimplán egy kommentben is. 

A téma bármi lehet, ami Office alkalmazásokkal kapcsolatos: Excel, Word, Powerpoint, Access, Outlook, Infopath stb., de jöhetnek kérdések Sharepointhoz is. A hely és az idő szűkös, de azért minden sorra fog kerülni egyszer.

Jó tanulást és problémamegoldást!