Nagy Excel-fájlokkal való ügyködés, azok tárolása és mozgatása kapcsán elég gyakran felmerülő tanács a "Mentsd le xlsb-be!" javaslat, amely aztán sokakban félelmet is kelt, hogy nem fogja-e ez a formátum képletek, formázások vagy éppen makrók elvesztését okozni. És bár nincs új a nap alatt, az internet korában meg főleg, azért a következő posztban kicsit körbejárom az XLSB formátum előnyeit, hátrányait és megpróbálom eloszlatni a bináris fájllal szembeni ellenérzéseket is. Alapvetően egy XLSX valójában tömörített, összecsomagolt XML szövegfájlokat tartalmaz, (amelyeket egyébként meg is tudunk nézni, ha átnevezzük a kiterjesztést mondjuk .zip-re), míg az XLSB a régi iskola gyermeke, azaz egy egyszerű bináris fájl, mint a régi szép időkben az XLS volt. És ebből adódik a legnagyobb előnye is, a mérete - egyértelműen és észrevehetően kevesebb helyet foglal a merevlemezünkön, a megtakarítás elérheti akár a 10-20%-ot is, tehát értelemszerűen az XLSB-nek kisméretű fájlok esetén nincs igazából létjogosultsága (sőt, van rá példa, hogy bizonyos méret alatt az XLSB nagyobb méretű lesz, mint az eredeti fájl).
Hacsak nem iszonyatosan hosszú formulákat alkalmazunk, mert a 8192-es karakterszámos limitet az XLSB esetén figyelmen kívül hagyhatjuk - egy XLSX nem fogja támogatni az ennél hosszabb függvényeinket. És ami a legjobb, hogy a mérete mellett a megnyitási sebessége is sokkal gyorsabb, köszönhetően annak a ténynek, hogy egyszerűen bináris adatokat tölt be az Excel, XML fájlok lefordítása helyett - a megnyitási idő akár 50%-kal is csökkenhet. Persze, ha minden ilyen szép és jó volna, akkor feltehetnénk a kérdést, hogy mi szükség van egyáltalán XLSX-re és XLSB-re - nos a legnagyobb probléma az utóbbi bináris formátummal az, hogy az XLSB nem kompatibilis az Excel korábbi verzióival (2007 előttiekre gondoljunk) és más táblázatkezelőkkel (mint például az OpenOffice).
Ezt az alapvetően tényleg figyelemre érdemes hátrányt leszámítva a többi kellemetlenség igazából nem is lényeges, hiszen az, hogy az Excel Ribbont nem tudjuk customizálni/módosítani (tehát először visszamegyünk XLSX formátumra, majd a módosítás után ismét XLSB-be) vagy hogy XLSB megnyitásánál nem tudjuk, hogy az adott fájl tartalmaz-e makrókat - ezek olyan kellemetlenségek, amelyek nem összemérhetőek a helytakarékossági szempontokkal (és azzal se törődjünk nagyon, hogy XLSB-t az Excel összeomlása után egy kicsit nehezebben tudunk helyreállítani, mint XLSX formátumú fájlokat).
Ettől függetlenül persze a felesleges sorok törlésével, felesleges formátumok elhagyásával, az automatikus kalkuláció kikapcsolásával és egyáltalán, felesleges adatok generálásának elkerülésével jelentős megtakarítást érhetünk el anélkül is, hogy formátumok között váltogatunk. És nem, nem igazak azok a feltételezések sem, miszerint az XLSB-ben gyorsabban lehet dolgozni vagy éppen nem működnek bizonyos funkciók, mert erről szó sincs, használjuk bátran, ha szükséges. Arra azért figyeljünk, hogy ha nagy bőszen elkezdünk XLSB fájlokat generálni, tájékoztassuk erről felhasználóinkat, kollégáinkat is, mert a tapasztalatok azt mutatják, hogy alapvetően óvatosságot szül a formátumot nem ismerőkben, ha egy XLSB fájlt kapnak levélben vagy találnak a folderükben.
